Ketika Anda sedang dalam proses perekrutan kerja, maka akan melalui berbagai macam tes. Mulai dari dari tes tulis, interview dan berbagai macam lainnya. Pada tahap terakhir, maka Anda akan menerima offering letter. Namun untuk Anda yang masih awam mungkin baru pertama kali mendengar hal ini. Untuk itu, berikut adalah beberapa hal yang penting diketahui mengenai dokumen ini.

Apa Itu Offering Letter?

Offering letter merupakan langkah atau proses terakhir pada tahapan rekrutmen. Dalam kata lain, Anda hanya perlu melakukan selangkah lagi agar bisa bekerja di perusahaan baru tersebut. Namun banyak orang yang mengira bahwa dokumen ini sama halnya dengan kontrak kerja atau surat perjanjian kerja. Padahal keduanya adalah hal yang berbeda.

Secara harfiah sendiri, offering letter adalah pemberitahuan yang ditulis secara formal dimana isinya akan menginformasikan bahwa kandidat atau Anda terpilih untuk bekerja di perusahaan tersebut.

Offering letter tidak menimbulkan sanksi apapun jika tidak dilaksanakan sedangkan perjanjian kerja memiliki sanksi jika tidak mengikuti klausula di dalamnya. Lalu offering letter sendiri dari segi hukum tidak ada dasar hukumnya sama sekali hanya sebagai bentuk kebiasaan yang biasa terjadi di dunia kerja sedangkan kontrak kerja merupakan keharusan untuk dibuat karena telah diatur dalam UU Ketenagakerjaan.

Isi dalam surat tersebut adalah hak dan tanggung jawab yang perlu Anda lakukan ketika bekerja atau selama menjadi karyawan di perusahaan tersebut. Tentunya isi dari hak dan tanggung jawab tersebut akan sesuai dengan ketentuan dan syarat ketika proses awal rekrutmen.

Dari segi perusahaan sendiri, offering letter akan berguna untuk menjelaskan apa yang diinginkan perusahaan pada Anda. Sedangkan untuk Anda sebagai calon karyawan akan berguna untuk memahami apa saja kewajiban dan hak didapatkan atau yang dikerjakan selama bekerja.

Penggunaan offering letter ini sebenarnya tidak bersifat wajib secara tertulis. Ada juga perusahaan yang memberikan offering secara verbal atau langsung. Akan tetapi, dengan adanya pembuktian hitam diatas putih akan diperlukan untuk kedua belah pihak sebagai bentuk kesepakatan.

Isi dari Offering Letter

Pada umumnya isi dari offering letter akan menekankan mengenai rincian pekerjaan dan jabatan yang sebelumnya sudah dibahas pada sesi interview. Setiap perusahaan tentunya memiliki syarat dan ketentuannya masing-masing ketika membuat surat ini. Namun berikut hal dasar yang umumnya tercantum dalam dokumen penawaran:

1.  Nama jabatan yang akan Anda isi

2. Detail mengenai pekerjaan yang akan dilakukan, seperti kondisi kerja, peran, struktur, tanggung jawab dan beberapa ketentuan yang lainnya.

3. Gaji. Dalam hal ini termasuk rincian berapa gaji kotor yang Anda dapatkan sebelum pajak, nominal bonus atau THR, gaji bersih dan rincian gaji lainnya.

4. Benefit, insentif, dan fasilitas yang akan Anda dapatkan selama bekerja. Contohnya asuransi kesehatan, uang lembur, jatah parkir, pinjaman laptop, reimbursement dan beberapa keuntungan lainnya yang bisa didapatkan.

5.  Tanggal kapan Anda bisa mulai bekerja

6.  Tanggal jatuh tempo atau tenggat karyawan untuk berakhirnya masa kerja.

7. Jatah cuti tahunan, cuti sakit, cuti tidak berbayar dan cuti berbayar, cuti melahirkan dan berbagai kebijakan cuti lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang ketenagakerjaan.

Nantinya dibagian bawah offering letter akan ada kolom yang disediakan untuk Anda tandatangani jika menyetujui ketentuan atau poin-poin tersebut.

Contoh Offering Letter Karyawan Baru

Dokumen ini bisa dikirimkan melalui pos atau email sesuai dengan ketentuan yang disepakati kedua belah pihak.

Dokumen tersebut juga bisa dibuat dalam bentuk bahasa Inggris atau bahasa Indonesia. Berikut adalah contoh offering letter karyawan baru

Yth. (Nama penerima email atau karyawan baru)

Selamat!

Dengan senang hati Kami menawarkan Anda pada posisi (nama posisi) di (nama perusahaan). Berikut rinciannya:

Nama: (nama penerima atau karyawan baru)

Jabatan: (posisi atau jabatan kerja)

Diharapkan langsung melapor pada Head of Marketing

Harap diperhatikan bahwa gaji akan dihitung berdasarkan Gross atau gaji kotor. Gaji yang diterima belum dipotong:

–          Iuran asuransi kesehatan

–          Iuran pensiun

–          Pajak

Harap membaca dengan baik dokumen terlampir. Jika Anda menyetujui ketentuannya, silahkan menandatangani surat penawaran tersebut pada bagian yang sudah disediakan.

Scan dokumen dan kirimkan kembali softcopynya melalui email ini sesegera mungkin. Kami akan menghubungi Anda ketika email sudah diterima. Pertanyaan selengkapnya bisa menghubungi nomor berikut 08x-xxx-xxx-xxx.

Kami tunggu partisipasi Anda di tim!

Salam,

Human Resources Department (nama perusahaan)

Contoh Surat Penawaran Kerja Bahasa Inggris

Subject: XXX Company Job Offer

Dear [Name of Recipient],

We are pleased to offer you the position of [Job Title] at XXX Company, with details as follows:

Name: [Name of recipient]

Position: [Job Title]

Direct Report to: Head of Business Development

Please review the attached document outlining your salary and benefits. Please note that the offering is in Gross, meaning the salary will contribute to:

  • Tax
  • BPJS Ketenagakerjaan, Kesehatan, and Pensiun

If you choose to accept this job offer, please sign the copy of this letter where indicated.

Scan the document and send the softcopy by replying to this email at your earliest convenience. Send a hardcopy of the document that has been signed to the address below:

Name of Human Resources Director

Address of Company

City, State Zip Code of Company

We will contact you once we have received the paperwork as to your start date.

We look forward to welcoming you as part of the XXX Team!

Regards,

[Name of Sender]

[Title of Sender]

XXX Company

Hal Yang Perlu Diperhatikan Sebelum Menerima Surat Penawaran Kerja

Setelah Anda sudah menerima surat penawaran kerja tersebut, Anda perlu memastikan beberapa hal berikut ini:

  • Upah yang ditawarkan

Pertama adalah mengenai upah yang ditawarkan oleh perusahaan tersebut. Jika pekerjaan ini termasuk dengan pekerjaan pertama Anda maka jangan lupa untuk memeriksa berapa kisaran upah pada jabatan tersebut.

Namun jika Anda sudah memiliki pengalaman di bidang pekerjaan tersebut, maka akan lebih baik jika Anda mempertimbangkan upahnya. Apakah sepadan dengan tanggung jawab pekerjaan yang harus Anda lakukan.

  • Tanggung jawab pekerjaan

Sebelum menandatangani surat penawaran kerja karyawan, perhatikan mengenai seberapa besar tanggung jawab Anda pada pekerjaan yang akan diambil tersebut. Hal ini untuk menghindari jika Anda merasa tanggung jawab tersebut cukup berat sehingga nantinya menganggu performa Anda ketika bekerja.

  • Keuntungan yang diberikan

Setiap perusahaan akan memberikan berbagai macam keuntungan yang bisa Anda dapatkan. Mulai dari fasilitas yang diberikan, masa cuti dan yang lain sebagainya. Jika tidak tertulis pada surat penawaran kerja maka kemungkinan Anda tidak mendapatkannya. Hal ini juga menjadi pertimbangan apakah sebanding dengan beban kerja yang dilakukan.

Kapan waktu yang tepat untuk mengirimnya kembali?

Offering letter biasanya akan dikirimkan oleh recruiter ketika Anda sudah berada pada tahap akhir atau sudah terpilih menjadi karyawan setelah melalui beberapa proses. Dokumen ini juga bisa dikirimkan setelah Anda mengirimkan beberapa persyaratan yang dibutuhkan. Seperti rekam medis, ijazah, tes narkoba dan dokumen persyaratan lainnya.

Setiap perusahaan akan memberikan waktu yang berbeda-beda. Namun kebanyakan memberikan waktu sekitar 1×24 jam untuk Anda balas kembali. Surat penawaran ini bukan berarti surat keputusan yang mutlak. Dimana Anda tetap bisa melakukan penawaran yang lainnya atau bernegosiasi perubahan yang mungkin kurang cocok.

Namun akan lebih baik jika tidak mengulur waktu lebih dari yang sudah ditentukan perusahaan. Jika Anda memberikan jawaban terlalu lama, perusahaan akan mengira bahwa Anda tidak tertarik dengan penawaran tersebut.

Offering letter ini menjadi dokumen penting yang perlu diperhatikan ketika Anda sudah diberikan penawaran oleh perusahaan. Walaupun bukan memiliki bentuk yang mengikat, namun tetap penting sebagai bentuk profesionalitas diantara kedua belah pihak.

Baca juga:

Kenali Lebih Dalam Hak Anda Bersama Justika

Anda sebagai pekerja memiliki beberapa hak yang sudah sesuai dengan ketentuan offering letter. Diskusikan mengenai ketentuan yang Anda rasa kurang tepat dengan konsultan hukum yang berpengalaman melalui 3 layanan Justika.

Layanan Konsultasi Chat

Konsultasi hukum kini lebih mudah dan terjangkau menggunakan layanan konsultasi chat dari Justika. Kunjungi laman ini, kemudian ketik permasalahan hukum yang ingin ditanyakan pada kolom chat. Langkah selanjutnya Anda bisa melakukan pembayaran sesuai dengan instruksi yang tersedia. Kemudian  sistem akan segera mencarikan konsultan hukum yang sesuai dengan permasalahan Anda.

Layanan Konsultasi via Telepon

Apabila fitur chat tidak mengakomodir kebutuhan, Anda bisa memanfaatkan layanan konsultasi via telepon dari Justika. Dengan layanan ini, Anda bisa mengobrol dengan Mitra Konsultan Hukum secara mudah dan efektif melalui telepon selama 30 atau 60 menit (sesuai pilihan Anda), untuk berdiskusi lebih detail mengenai permasalahan hukum yang dialami.

Layanan Konsultasi Tatap Muka

Selain telepon dan chat, Anda juga dapat berdiskusi dan berkonsultasi secara langsung dengan para Mitra Advokat Justika secara lebih leluasa lewat layanan konsultasi tatap muka. Lama diskusi sekitar 2 jam (dapat lebih apabila Mitra Advokat bersedia). Selama pertemuan, Anda dapat bercerita, mengajukan pertanyaan secara lebih bebas dan mendalam, termasuk menunjukan dokumen-dokumen yang relevan.

Seluruh informasi hukum yang ada di artikel ini disiapkan semata-mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum. Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan konsultan hukum berpengalaman dengan klik tombol konsultasi di bawah.