Aturan pemberian Surat Peringatan pada karyawan diatur dalam Undang – Undang. SP atau surat peringatan adalah surat yang diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran atau kesalahan terhadap aturan kantor.

Perusahaan tidak boleh melakukan pemutusan hubungan kerja secara langsung, namun karyawan yang bersalah harus diberikan surat peringatan terlebih dahulu dan waktu untuk melakukan perbaikan. Bahkan ada langkah hukum jika perusahaan mengeluarkan SP tidak sesuai aturan.

Kecuali pelanggaran berat yang dilakukan oleh karyawan sesuai dengan peraturan perusahaan yang telah disepakati.

Tujuan aturan pemberian surat peringatan pada karyawan adalah agar pengusaha, karyawan, serikat pekerja dan pemerintah secara bersama – sama berusaha agar tidak terjadi PHK dan mengurangi turnover karyawan. Sehingga surat peringatan harus dibuat dengan tegas agar memiliki efek jera.

Peraturan yang mengatur tentang surat peringatan adalah UU Ketenagakerjaan Pasal 151. Yang berisi tentang bila pekerja melanggar peraturan perusahaan seperti yang sudah tertulis pada Surat Perjanjian Kerja maka perusahaan berwenang melakukan PHK jika pekerja sudah diberikan Surat Peringatan 1,2 dan 3 secara berturut turut.

Masing – masing surat peringatan memiliki jangka waktu paling lama 6 bulan. Jangka waktu 6 bulan diberikan agar karyawan dapat memperbaiki kinerjanya. Bila selama 6 bulan karyawan tidak melakukan kesalahan kembali maka karyawan bebas SP1. Sesuai prosedur pemberian surat peringatan.

Setelah 6 bulan waktu berjalan sejak pemberian SP, perusahaan wajib melakukan monitoring dan evaluasi. Bila karyawan melakukan perbaikan dan tidak mengulangi kesalahan yang sama, perusahaan harus mempertahankannya.

Namun bila dalam waktu 6 bulan karyawan kembali melakukan kesalahan yang sama maka perusahaan dapat mengeluarkan SP 2 dan SP 3. Kalau pelanggaran kembali dilakukan setelah pemberian SP 3 maka perusahaan berhak melakukan pemutusan hubungan kerja.

Tapi bila selama jangka waktu 6 bulan sejak SP 1 diberikan karyawan melakukan pelanggaran ringan yang berbeda, maka setelah dilakukan monitoring dan evaluasi karyawan diberikan SP 1 kembali dan tidak langsung diberikan SP 2.

Karyawan yang di PHK berhak memperoleh uang pesangon dari perusahaan. Besarnya uang pesangon sesuai dengan UU Ketenagakerjaan Tahun 2003 No 13 Pasal 156 Ayat 2. Semakin lama waktu kerja maka semakin banyak uang pesangon yang diterima.

Ketentuan Khusus Aturan Pemberian Surat Peringatan pada Karyawan Lainnya

Perusahaan bisa melakukan penyesuaian peraturan dengan karakter perusahaan. Namun tetap mengikuti ketentuan dasar di atas. Ada beberapa perusahaan yang memberikan aturan pemberian Surat Peringatan pada karyawan berdasarkan besar kecilnya pelanggaran.

Semakin tinggi tingkatan Surat Peringatan yang diberikan menunjukkan semakin berat pelanggarannya, ada perbedaan SP 1, SP 2 dan SP 3. Namun jenis dan tingkat pelanggaran harus diinfokan terlebih dahulu di awal kepada karyawan.

Pihak yang berwenang menentukan tingkat pelanggaran dan jenis SP yang diberikan adalah HRD dan manajer yang bertugas, kemudian disetujui oleh direksi. HRD terlibat dalam pengambilan keputusan terkait SP sekaligus bertugas mengawasi kedisiplinan karyawan dan melakukan monitoring evaluasi.

Pemberian Surat Peringatan selain untuk menghambat turnover karyawan juga sebagai pelajaran bagi karyawan yang lain agar tidak melakukan pelanggaran yang sama atau pelanggaran lain yang lebih berat.

Secara tidak langsung Surat Peringatan dapat menjaga mutu dan kualitas karyawan sehingga produktivitas karyawan dapat ditingkatkan dan memajukan perusahaan. Surat Peringatan adalah instrument penting dalam administrasi karyawan

Fungsi Surat Peringatan Karyawan

Berdasarkan uraian di atas, aturan Pemberian Surat Peringatan pada karyawan memiliki beberapa fungsi yaitu sebagai media pemberian teguran, membantu karyawan dalam memperbaiki sikap, memberikan jeda bagi karyawan untuk melakukan perbaikan.

1. Pemberian Teguran

Fungsi surat peringatan yang utama adalah sebagai media untuk memberikan teguran kepada karyawan yang melanggar peraturan perusahaan secara tertulis.

2. Membuat Karyawan Lebih Baik

Dengan diberikan surat peringatan, diharapkan karyawan dapat memperbaiki sikapnya sebelum diberikan sanksi yang tegas. Salah satu tujuan diberikannya contoh surat peringatan 1, 2 dan 3.

3. Memberi Waktu Perbaikan

Ketika karyawan mendapatkan Surat Peringatan 1 yang berlaku selama 6 bulan, diharapkan karyawan dapat memperbaiki sikapnya dan tidak mengulangi kesalahan yang sama.

Bila karyawan kembali melakukan kesalahan maka perusahaan dapat memberikan Surat Peringatan 2 hingga 3.

4. Memberi Upah Pesangon

Bagi karyawan yang mendapatkan SP 1 hingga 3 kemudian dilakukan Pemutusan Hubungan Kerja berhak mendapatkan uang pesangon dan sesuai dengan UU Ketenagakerjaan Pasal 156 ayat 2. Ini juga memberikan penjelasan apakah perusahaan bisa mengeluarkan SP 3 langsung.

Selain itu karyawan juga mendapatkan uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak. Bila karyawan mengundurkan diri maka perusahaan hanya perlu memberikan uang penggantian hak.
Surat Peringatan diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran, diberikan secara bertahap kepada karyawan untuk memberikan waktu perbaikan. Perusahaan tidak boleh langsung melakukan PHK itulah aturan pemberian Surat Peringatan pada karyawan.

Seluruh informasi hukum yang ada di artikel ini disiapkan semata-mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum. Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan konsultan hukum berpengalaman dengan klik tombol konsultasi di bawah.