Dokumen perjanjian pengadaan barang dan jasa umum diperlukan ketika berurusan dengan pembelian atau penyewaan sesuatu dalam jumlah tertentu. Banyak sekali pihak yang melakukan perjanjian ini,  misalnya saja lembaga pemerintah.

Perjanjian tersebut menjadi bukti resmi antara penyedia produk dengan pembeli. Biasanya produk yang diperlukan mempunyai jumlah banyak atau nominal harganya besar sehingga memerlukan bukti legal.

Jika hanya membeli sedikit barang secara perorangan, tidak memerlukan dokumen semacam ini. Apabila perusahaan Anda sedang memerlukan banyak produk, bisa mempelajari mengenai dokumen perjanjian ini.

Pengertian Perjanjian atau Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa

Dalam pengadaan barang maupun jasa, istilah perjanjian atau kontrak merupakan sesuatu yang akrab. Kontrak dipakai sebagai bentuk persetujuan antara dua orang atau lebih mengenai kewajiban dalam melaksanakan sesuatu.

Perusahaan swasta lebih fleksibel ketika berkaitan dengan kontrak. Sementara lembaga dan proyek-proyek pemerintah lebih kerat dalam penanganan kontrak sebab mematuhi peraturan tertentu, yang mana wajib menggunakan dana masyarakat dengan benar.

Perjanjian pengadaan barang dan jasa berguna sebagai pelengkap dalam kerja sama. Dokumen ini mampu menghindarkan pihak di dalamnya dari risiko tertentu. Setiap pihak akan bertanggung jawab sesuai dengan kesepakatan.

Pengadaan barang maupun jasa sendiri dapat dilakukan melalui berbagai metode. Misalnya memakai metode penyedia. Kemudian bisa juga menggunakan metode swakelola. Apa saja metodenya sangat umum untuk mengandalkan dokumen atau kontrak.

Perjanjian pengadaan barang dan jasa adalah perjanjian tertulis antara PA/KPA/PPK dengan penyedia benda atau pelaksana swakelola. Benda tersebut dapat berupa barang maupun jasa.

Kontrak memuat persetujuan antara dua pihak dengan syarat dan ketentuan. Ada beragam faktor yang perlu diperhatikan dalam dokumen tersebut. Yakni jenis benda, spesifikasi teknis, volume, durasi waktu pengerjaan, risiko dan lain sebagainya.

Barang yang dimaksudkan dalam dokumen tersebut merupakan setiap benda yang dapat mempunyai wujud maupun tidak. Kemudian dapat berupa benda bergerak, tidak bergerak, mampu diperdagangkan, digunakan atau dimanfaatkan oleh pihak pengguna.

Perjanjian pengadaan barang dan jasa juga dapat dipakai untuk memperoleh pekerjaan konstruksi. Yakni berupa aktivitas pembangunan, pengoperasian, pemeliharaan, pembongkaran sampai pembangunan ulang suatu gedung.

Kemudian dapat juga mengakses jasa lain yang memerlukan peralatan, metodologi tertentu. Bahkan sampai keterampilan dalam suatu sistem tata kelola yang sudah dikenal secara baik di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu aktivitas.

Dasar Hukum Surat Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa

Terdapat hukum yang mengatur pembuatan kontrak pengadaan barang maupun jasa. Undang-undang di Indonesia secara jelas menguraikan definisi aktivitas sampai aturan yang membatasinya. Sehingga mudah untuk dimengerti masyarakat.

Peraturan Presiden nomor 12 tahun 2021 mengenai Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah memuat penjelasan mengenai aktivitas tersebut. Perjanjian pengadaan barang dan jasa meliputi beberapa jenis. Seperti lumpsum, harga satuan, gabungan lumpsum dan harga satuan, payung, waktu penugasan serta lain sebagainya.

Masih di dalam peraturan yang sama, pasal 28 memuat bentuk-bentuk kontrak. Seperti bukti pembelian atau pembayaran, kuitansi, Surat Perintah Kerja (SPK), surat perjanjian sampai surat pesanan.

Peraturan Presiden nomor 12 tahun 2021 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah juga memuat mengenai aturan uang muka. Nilai uang muka bervariasi dengan menyesuaikan besaran usahanya. Hukum yang jelas akan membantu penerapannya secara lebih mudah.

Bahkan, hukum perjanjian pengadaan barang dan jasa ini juga menampilkan panduan mengenai keberatan hingga pengaduan. Tidak menutup kemungkinan adanya pelanggaran hukum dalam aktivitas tersebut sehingga pemerintah menawarkan panduan pengaduan.

Peraturan lembaga  LKPP No. 9 tahun 2018 melengkapi penjelasan mengenai kontrak. Hukum ini memuat nama lain dari kontrak dan jenis-jenisnya. Nama lainnya seperti treaty, covenant, accord, surat pernyataan keinginan, nota kesepahaman, nota kesepakatan dan perjanjian.

Sementara jenisnya berupa stakes of procurement contracts dan fixed price contract. Stakes or procurement contract bertujuan mengikat beberapa pihak mengenai syarat hingga ketentuan dari proyek tertentu.

Sementara fixed price contract ialah perjanjian dalam nilai tetap. Jadi, vendor telah sepakat untuk menghadirkan barang atau jasa dalam nilai yang sudah ditetapkan. Fixed price contract masih terbagi ke dalam dua jenis yakni lump-sum dan unit price.

Jenis-Jenis Perjanjian dan Kontrak Pengadaan Barang

Kontrak pengadaan barang dan jasa memungkinkan pihak yang terlibat di dalamnya untuk melaksanakan kewajiban tertentu. Hal ini berdasarkan syarat dan ketentuan dimana sudah disepakati.

Biasanya kontrak diciptakan dan disepakati dengan tujuan setiap pihak memperoleh keuntungan masing-masing. Setiap pihak mempunyai kompetensi tertentu sehingga perjanjian yang disepakati bersama mampu menghasilkan keuntungan.

Perjanjian pengadaan barang dan jasa terbagi atas beberapa jenis. Setiap jenis memiliki aturan dan syarat masing-masing. Jika Anda perlu membuat perjanjian, maka simak dahulu beberapa jenisnya berikut ini.

1. Kontrak Lump Sum (Fixed Price Contract)

Kontrak lumpsum dipakai dalam ruang lingkup pekerjaan dan jumlah harga tetap dalam jangka waktu tertentu. Jenis ini mempunyai beberapa ketentuan. Salah satunya ialah seluruh risiko akan menjadi tanggung jawab pihak penyedia barang atau jasa.

Sementara segi pembayarannya didasarkan pada tahapan produk yang dihasilkan dengan mempertimbangkan ketentuan dalam kontrak. Dapat membayar secara tunai maupun bertahap sesuai kesepakatan perjanjian.

Lumpsum umum digunakan dalam berbagai jenis pekerjaan, seperti konstruksi sederhana, pembelian peralatan kantor, pembelian benih, jasa boga, sewa gedung sampai pembuatan video grafis.

2. Kontrak Harga Satuan

Jenis perjanjian pengadaan barang dan jasa selanjutnya bernama harga satuan. Harga satuan memuat harga satuan tetap dalam setiap satuan atau pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu ketika menyelesaikan pekerjaan.

Kontrak ini memuat volume atau kuantitas pekerjaan, termasuk dalam perkiraan ketika perjanjian disepakati. Sementara pembayaran didasarkan atas pengukuran bersama atas realisasi volume pekerjaan.

Sebab pekerjaan belum selesai saat kontrak ditandatangani, maka nilai akhir kontrak akan ditetapkan sesudah semua pekerjaan diselesaikan. Hal ini berbeda dengan jenis sebelumnya yang bendanya telah ditetapkan.

Tipe perjanjian ini umum digunakan dalam aktivitas pembangunan yang memerlukan jangka waktu tertentu. Misalnya saja pembangunan gedung, pembangunan infrastruktur, hingga pengadaan jasa boga pasien dalam rumah sakit.

3. Kontrak Gabungan

Lumpsum dan harga satuan dapat digabungkan dalam dokumen perjanjian. Sebab ada kemungkinan kesepakatan memuat barang yang sudah jadi dan masih dalam proses pengerjaan. Sehingga memerlukan kontrak yang mampu menampung semuanya.

Misalnya saja konstruksi berupa pondasi tiang pancang dan bangunan atas. Tidak bisa memakai kontrak lumpsum saja atau harga satuan semata. Perlu menggabungkan keduanya sesuai dengan karakteristik barang atau jasa.

4. Kontrak Terima Jadi (Turnkey)

Perjanjian pengadaan barang dan jasa ini memuat penyelesaian semua pekerjaan dalam batas waktu tertentu dengan sejumlah ketentuan khusus. Nominal harga tergolong tetap ketika nantinya semua pekerjaan selesai dilangsungkan.

Sedangkan pembayaran bisa dilaksanakan dengan mempertimbangkan termin. Penyelesaian aktivitas hingga siap dioperasionalkan atau difungsikan berdasarkan kinerja yang sudah ditetapkan. Kontrak terima jadi umum dipakai dalam konstruksi terintegrasi.

Ada banyak contoh berkaitan dengan konstruksi terintegrasi. Contohnya ialah engineering procurement construction, pembuatan pembangkit listrik, pabrik dan lain sebagainya.

5. Kontrak Payung

Perjanjian pengadaan barang dan jasa ini bisa berupa kontrak harga satuan di periode tertentu untuk barang maupun jasa. Akan tetapi, belum bisa ditentukan volume maupun waktu pengirimannya ketika dilakukan penandatanganan.

Biasanya aktivitas dalam kontrak ini berjalan secara berulang. Umumnya berupa pengadaan obat di rumah sakit, jasa boga, jasa layanan perjalanan maupun pengadaan material. Sama sekali tidak dapat dipastikan berapa volume yang mungkin benar-benar diperlukan.

6. Kontrak Tahun Jamak

Jenis ini berkaitan dengan pengadaan barang maupun jasa yang membebani lebih dari satu tahun anggaran. Hal tersebut dilaksanakan sesudah memperoleh persetujuan pihak berwenang mengikuti peraturan perundang-undangan.

Hal ini bisa berbentuk aktivitas yang penyelesaiannya memerlukan waktu lebih dari satu tahun anggaran. Dapat juga berupa kegiatan dimana menghasilkan manfaat lebih jika kontrak mempunyai jangka waktu lebih dari satu tahun anggaran.

Namun aktivitas bermanfaat tersebut tidak lebih dari tiga tahun anggaran. Penyusunan perjanjian pengadaan barang dan jasa jenis ini perlu mengacu pada kepastian ketersediaan anggaran di penyusunan anggaran.

Aktivitas yang memerlukan jangka waktu lebih dari 12 bulan ialah proyek pembangunan infrastruktur, jalan, jembatan, dam, waduk, gedung, kapal, pesawat terbang, pengembangan aplikasi IT, hingga pembangunan kebun.

Sementara aktivitas yang perlu diselesaikan kurang dari 12 bulan akan tetapi mampu melampaui satu tahun anggaran umumnya dipengaruhi oleh musim. Misalnya pengadaan benih atau bibit tanaman, penghijauan, pengadaan pakan di kebun binatang dan lainnya.

Kemudian masih ada aktivitas dalam perjanjian pengadaan barang dan jasa yang menghadirkan manfaat lebih dari satu tahun. Berupa layanan yang tidak boleh terputus misalnya pelayanan angkutan perintis darat, laut maupun udara.

Lantas, dapat juga berupa layanan pembuangan sampah, sewa kantor, jasa komunikasi, pengadaan jasa pengelolaan gedung. Aktivitas tersebut perlu dilaksanakan selama beberapa waktu tanpa terputus.

7. Kontrak Berdasarkan Waktu Penugasan

Jenis ini didasarkan atas pekerjaan yang ruang lingkupnya belum mampu didefinisikan secara detail. Bisa juga waktu dalam menyelesaikan aktivitas belum dapat dipastikan secara tepat.

Nilai akhir perjanjian pengadaan barang dan jasa umumnya didasarkan pada lama waktu yang diperlukan dalam penyelesaian. Biasanya pekerjaan dalam bidang ini dilaksanakan oleh pihak profesional dengan keahlian khusus.

Sementara pembayarannya berupa biaya personil dan non personel. Biaya personal merupakan pembayaran didasarkan atas remunerasi tetap dengan mengacu perjanjian dalam setiap satuan waktu penyelesaian aktivitas.

Sementara biaya non personil dapat dibayarkan melalui berbagai cara. Misalnya menggunakan lumpsum atau mungkin harga satuan. Pembayarannya dapat disesuaikan dengan jangka waktu yang disepakati dalam perjanjian.

Syarat Kontrak Pengadaan Barang dan Jasa

Pembuatan perjanjian pengadaan barang dan jasa wajib didasarkan atas ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Salah satunya adalah Apabila perjanjian tersebut dilaksanakan dalam negeri maka tidak boleh memakai valuta asing.

Begitu juga sebaliknya. Perjanjian memakai valuta asing tidak diperkenankan untuk menggantinya ke bentuk rupiah. Kecuali, apabila telah memperoleh persetujuan dari Menteri Keuangan.

Dalam proses pembuatannya kontrak pengadaan barang dan jasa wajib memakai dua kontrak asli. Salah satunya dipegang oleh KPA/PPK. Sementara lainnya dibawa oleh penyedia barang atau jasa. Keduanya perlu ditandatangani di atas materai.

Surat perjanjian pengadaan barang dan jasa umum dipakai dalam pengadaan barang, pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya. Dalam penyusunan rancangan kontrak terdapat beberapa syarat wajib dipenuhi. Pertama, kontrak wajib menyesuaikan peraturan yang ada. Jangan sampai bertentangan dengan undang-undang yang berlaku.

Ketika menyusun perjanjian pengadaan barang dan jasa, Anda perlu memasukkan opsi terbaik mengenai apa yang mampu dilaksanakan di masa kontrak. Jadi bukan sekedar menyusun hal-hal penting di dalam dokumen perjanjian.

Tidak lupa memuat mitigasi risiko yang dapat diperkiraan. Dalam pengadaan barang maupun jasa sangat mungkin terjadi risiko tertentu. Perlu menyiapkan rancangan tindakan pencegahan hingga penanganan masalah.

Apabila kontrak memuat aktivitas yang belum diatur pelaksanaan aktivitasnya maka dapat melakukan kajian mendalam. Sehingga terjadi kesamaan paham antara pihak yang terlibat perjanjian.

Cara Membuat Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa

Pembuatan kontrak pengadaan benda maupun layanan terbagi ke dalam beberapa tahap. Yakni pra kontrak, penutupan kontrak, pelaksanaan kontrak hingga berakhirnya kontrak. Tahapan ini wajib dilaksanakan secara urut mulai dari awal sampai akhir.

1. Tahap Pra Kontrak

Dalam tahap pra kontrak, perlu menentukan dahulu mengenai metode pemilihan penyedia benda atau layanan. Misalnya saja apakah memilih e-purchasing, pengadaan langsung, penunjukan langsung, tender cepat maupun tender.

Pembuatan perjanjian pengadaan barang dan jasa dilanjutkan dengan menentukan jenis kontraknya. Apakah lump sum, harga satuan, gabungan lumpsum dengan harga satuan, terima jadi, hingga payung.

Kemudian menentukan juga bentuk kontraknya. Bisa berupa bukti pembayaran atau pembelian, kuitansi, surat perintah kerja (SPK), surat perjanjian hingga surat pesanan. Pemilihannya didasarkan atas nominal transaksinya.

Langkah berikutnya ialah menetapkan jaminan terkait perjanjian pengadaan barang dan jasa. Dapat berupa jaminan penawaran, sanggah banding, pelaksanaan, uang muka, hingga pemeliharaan.

2. Tahap Penutupan Kontrak

Jika tahap pra kontrak sudah dilalui, maka selanjutnya adalah penutupan kontrak. Tahap ini bisa menjadi wewenang PA, KPA, PPK maupun penyedia. Dalam tahap ini isi perjanjian disepakati oleh pihak yang terlibat.

3. Tahap Pelaksanaan

Proses dilanjutkan dengan tahap pelaksanaan. Lantas masuk ke tahap penyelesaian kontrak dimana penyedia wajib menyelesaikan pekerjaan. Kemudian terakhir tahap serah terima benda atau pekerjaan.

4. Tahap Serah Terima

Tahap serah terima dapat dilakukan saat pekerjaan telah selesai 100 persen. Penyelesaian tersebut wajib mengacu ketentuan yang tertuang dalam perjanjian. Tidak lupa PPK melaksanakan pemeriksaan atas hasil kinerjanya.

Contoh Surat Perjanjian Pengadaan Barang dan Jasa

Setelah mengenali mengenai definisi hingga beragam hal terkait kontrak pengadaan barang maupun jasa, perlu mengetahui contoh surat kontrak pengadaan barang dan jasa. Seperti ini contoh untuk pengadaan buku pelajaran.

Surat pemborongan pekerjaan pengadaan dan pengiriman buku pelajaran dan buku pegangan guru mata pelajaran Bahasa Jawa untuk Sekolah Dasar Negeri Harapan Makmur Indonesia.

Antara pemimpin bagian proyek pengembangan buku dan minat baca provinsi Jawa Tengah dan penerbit buku Erlangga Jaya Utama Sentosa Company.

Pada hari ini kamis tanggal lima Mei dua ribu dua puluh dua, berlokasi di aula Sekolah Dasar Negeri Harapan Makmur Indonesia yang beralamat di Jalan Kenanga RT 002 RW 006 telah dilaksanakan penandatanganan.

Surat perjanjian kerja pemborongan pekerjaan pengadaan dan pengiriman buku pelajaran dan buku pegangan guru mata pelajaran Bahasa Jawa untuk Sekolah Dasar Negeri Harapan Makmur Indonesia antara:

Wijayanto Wiranegara Putra: kepala Sekolah Dasar Negeri Harapan Makmur Indonesia yang beralamat di Jalan Kusuma RT 001 RW 327 Kecamatan Papar Kabupaten Kediri dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama jabatannya yang berikutnya disebut sebagai pihak pertama.

Rendra Syahrul Ramadhan: Direktur Airlangga Jaya Utama Sentosa Company yang beralamat di Jalan Angkasa RT 056 RW 209 Kecamatan Babadan Kabupaten Ponorogo, dalam hal ini bertindak dan atas nama jabatannya, yang berikutnya disebut sebagai pihak kedua.

Surat perjanjian pengadaan barang dan jasa diatas lantas dilanjutkan dengan beberapa pasal. Misalnya pasal pertama berisi pengertian, pasal kedua memuat ruang lingkup pekerjaan, pasal ketiga mengenai spesifikasi teknis, dan lain sebagainya.

Penentuan jumlah dan isi pasal dapat dilakukan dengan berdasarkan kesepakatan. Kontrak harus memuat syarat dan ketentuan secara lengkap serta jelas sehingga tidak menimbulkan masalah di kemudian hari.

Dokumen perjanjian wajib diisi secara detail sehingga mampu mencegah risiko besar. Misalnya risiko vendor enggan menaati hukum atau mungkin perusahaan enggan menerapkan perjanjian pengadaan barang dan jasa sesuai kesepakatan.

Seluruh informasi hukum yang ada di artikel ini disiapkan semata-mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum. Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan konsultan hukum berpengalaman dengan klik tombol konsultasi di bawah.