Apabila perusahaan Anda tengah dirintis sebagai perusahaan berbadan hukum, Anda perlu mengetahui cara membuat peraturan perusahaan. Anda perlu untuk memisahkan harta kekayaan pribadi dengan harta perusahaan. Pemisah kedua hal tersebut haruslah jelas dengan badan hukum.

Ada perusahaan yang berbadan hukum ada pula yang tidak berbadan hukum. Perusahaan adalah bentuk usaha yang menawarkan produk ataupun jasa yang mempunyai pengurus dan mempekerjakan pihak lain dengan imbalan dalam bentuk upah ataupun bentuk lainya. Dikarenakannya, perlu dibuat peraturan perusahaan yang jelas.

Apa itu Peraturan Perusahaan?

Pengertian peraturan perusahaan memang banyak ditemui dan dijelaskan dalam berbagai penjelasan. Namun secara umum dapat dimaknai bahwa peraturan perusahaan adalah sebuah aturan atau pedoman untuk tata kelola suatu perusahaan khususnya yang berhubungan dengan hubungan industrial.

Dasar Hukum Peraturan Perusahaan

Menurut Undang-Undang Ketenagakerjaan 2003 Pasal 1 angka 20, peraturan perusahaan adalah peraturan yang ditulis oleh pengusaha yang didalamnya berisi syarat kerja dan juga tata tertib perusahaan.

Peraturan perusahaan tersebut wajib dibuat ketika perusahaan sudah memiliki lebih dari 10 pekerja dan mulai berlaku secara sah sejak disahkan oleh Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk. Akan tetapi perlu diperhatikan bahwa hal tersebut tidak berlaku untuk jenis perusahaan yang sudah membuat surat perjanjian kerja bersama.

Peraturan perusahaan tersebut sudah secara sah digunakan ketika sudah lebih dari 30 hari sejak diberikannya pengesahan peraturan perusahaan. Dalam kata lain jika sudah lebih dari 30 hari, maka peraturan perusahaan sudah dianggap sah.

Kapan Harus Membuat Peraturan Perusahaan

Berdasarkan Pasal 2 Ayat 1 Permenaker 28/2014 pembuatan peraturan perusahaan diwajibkan, ketika sebuah perusahan sudah memiliki jumlah karyawan setidaknya 10 orang.

Selain peraturan perusahaan ini diwajibkan, pembuatan peraturan perusahaan bertujuan sebagai pedoman kerja setiap pihak yang terlibat dalam perusahaan untuk menciptakan lingkungan kerja yang harmonis.

Cara Membuat Peraturan Perusahaan

Ada berbagai macam bentuk peraturan perusahaan, contoh peraturan perusahaan cv, peraturan perusahaan PT, peraturan yayasan, peraturan koperasi, atau bahkan peraturan BUMN (Badan Usaha Milik Negara). Berikut adalah 10 tata cara membuat peraturan perusahaan.

1. Pahami Undang-Undang Ketenagakerjaan yang Berlaku

Langkah awal  membuat peraturan perusahaan adalah dengan semaksimal mungkin memahami undang-undang ketenagakerjaan. Hal tersebut dikarenakan peraturan perusahaan harus disusun sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan yang berlaku.

2. Melakukan Pengajian Ulang Peraturan Perusahaan

Bagi Anda yang belum pernah membuat peraturan perusahaan, Anda memerlukan pengajian mengenai contoh-contoh peraturan perusahaan yang suda ada. Kemudian disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda.

Apabila perusahaan Anda sebelumnya pernah membuat peraturan perusahaan, Anda perlu mengkaji efektivitas peraturan serta disesuaikan kembali dengan Undang-undang yang berlaku.

3. Perkirakan Konsekuensi Peraturan di Masa Mendatang

Dalam menjalankan usaha, suatu peraturan juga tidak terlepas dari konsekuensi yang mungkin akan terjadi. Pikirkan dengan matang konsekuensi tersebut, baik atau tidaknya. Konsekuensi yang baik dapat diimplementasikan perusahaan.

4. Pahami Hak dan Kewajiban Karyawan serta Perusahaan

Hak dan kewajiban karyawan ataupun perusahaan menjadi hal yang krusial untuk dibahas. Kedua belah pihak perlu untuk memahami peraturan perusahaan dan diterapkan dengan benar. Agar tidak terjadi  konflik antara karyawan dan perusahaan.

5. Perhatikan Visi dan Misi Perusahaan

Langkah kelima, cara membuat peraturan perusahaan adalah dengan memperhatikan visi, misi, dan juga nilai budaya. Ketiga hal tersebut bertujuan untuk membantu menggerakkan dan mengatur perusahaan secara harmonis.

6. Perhatikan Industri dan Model Bisnis

Setiap industri memiliki peraturan perusahaan tersendiri. Oleh karenanya, perlu diperhatikan dalam membentuk peraturan perusahaan untuk turut mempelajari perusahaan dari industri yang bersangkutan.

7. Penentuan Masa Berlaku Peraturan Perusahaan

Setiap peraturan perusahaan memiliki masa berlaku. Hal tersebut dikarenakan pembaharuan berkelanjutan sangat penting untuk manajemen perusahaan untuk menyesuaikan dengan hak dan kesanggupan karyawan.

8. Gunakan Bahasa yang Jelas, Tidak Ambigu, serta Mudah Dipahami Semua Elemen

Dalam menyusun peraturan perusahaan diperlukan pemilihan kata, kalimat, dan juga bahasa yang jelas.  Gunakan bahasa yang baik dan mudah dipahami oleh semua kalangan dalam perusahaan.

9. Penyusunan Draft Peraturan Perusahaan

Setelah memahami hal-hal yang perlu dipahami dan dipertimbangkan kemudian buatlah t draft. Draft peraturan perusahaan harus berisi hal-hal penting mengenai peraturan yang akan berlaku di perusahaan Anda.

10. Penyerahan Draft ke Menteri Ketenagakerjaan

Setelah semuanya disetujui oleh pihak perusahaan ataupun karyawan, langkah akhir cara menyusun peraturan perusahaan adalah dengan menyerahkan draft peraturan perusahaan ke Menteri Ketenagakerjaan untuk disetujui.

Baca Juga: Kerja Paruh Waktu: Pengertian, Manfaat Serta Jenis-Jenis Pekerjaannya

Syarat Membuat Peraturan Perusahaan

Ada berbagai syarat pembuatan peraturan untuk berbagai macam jenis perusahan, seperti contoh peraturan perusahaan cv, peraturan perseroan terbatas, yayasan, ataupun koperasi. Berikut adalah beberapa syarat yang perlu anda lengkapi untuk membuat peraturan perusahaan.

1. Disahkan Pejabat Daerah Berwenang

Peraturan Perusahaan Anda haruslah disahkan oleh pejabat daerah yang berwenang. Apabila perusahaan Anda berada di satu daerah kabupaten/kota maka peraturan perusahaan harus disahkan oleh kepala instansi bidang ketenagakerjaan di daerah kabupaten atau kota.

Sedangkan, apabila perusahaan Anda memiliki lebih dari satu perusahaan dalam satu provinsi dengan kabupaten atau kota yang berbeda, maka peraturan perusahaan Anda harus disahkan oleh kepala instansi di bidang ketenagakerjaan di provinsi. Kemudian harus disahkan oleh Direktur Jenderal Pembinaan Hubungan Industrial, apabila perusahaan anda berada di berbagai provinsi.

Saat ini, pengurusan draft Peraturan Perusahaan ke Disnaker dapat diurus di situs pppkb.kemnaker.go.id. Dengan demikian, Anda tidak perlu lagi repot-repot menyerahkan draf PP ke pejabat daerah. Pengesahan draf PP saat ini menjadi lebih terpusat.

2. Poin Penting Isi Peraturan Perusahaan

Syarat pembuatan peraturan perusahaan haruslah memuat hal-hal penting seperti hak dan kewajiban pengusaha, hak dan kewajiban perusahaan, syarat kerja, tata tertib perusahaan, serta jangka berlakunya peraturan perusahaan.

Untuk dapat memahami poin-poin penting tersebut diperlukan pengkajian mendalam agar peraturan perusahaan dapat disetujui oleh berbagai pihak seperti pekerja, pengusaha, serikat buruh, serta pejabat daerah.

3. Persyaratan Kelengkapan Dokumen

Permohonan untuk membuat peraturan perusahaan harus memenuhi berbagai kelengkapan dokumen. Beberapa dokumen yang perlu disiapkan adalah peraturan perusahaan  yang lama, hal ini berlaku bagi perusahaan yang sebelumnya sudah pernah membuat peraturan perusahaan. Konsep ataupun draft peraturan perusahaan yang baru sebanyak tiga rangkap.

Kemudian, Anda juga perlu menyiapkan surat pernyataan tidak keberatan dari Ketua Serikat Buruh ataupun Serikat Pekerja. Bisa juga dengan surat pernyataan dari perwakilan pekerja/buruh.

Apabila surat dari Ketua Serikat Pekerja atau Serikat Buruh menyatakan belum mampu maka dapat menjadi Perjanjian Kerja Bersama (PKB) bagi perusahaan Anda yang mempunyai Serikat Buruh/Serikat Pekerja.

Terakhir, syarat pembuatan peraturan perusahaan adalah melengkapi dokumen dengan surat pernyataan dari pihak perusahaan Anda yang menyatakan bahwa tidak keberatan apabila pekerja atau buruh mendirikan Serikat Pekerja atau Serikat Buruh.

Hal Penting yang Wajib Ada Di Peraturan Perusahaan

Apa saja isi peraturan perusahaan ini? Di dalam butir-butir berikut ini, akan dijabarkan tata cara pembuatan peraturan perusahaan sekaligus muatannya:

1. Hak dan kewajiban pengusaha

Di dalam peraturan perusahaan, perlu diatur tentang hak dan kewajiban pengusaha. Misalnya, pengusaha mempunyai hak untuk mendapatkan hasil pekerjaan dari karyawannya sesuai kesepakatan.

Di sisi lain, pengusaha juga harus membayarkan kewajiban berupa upah dan fasilitas lainnya untuk karyawan yang telah bekerja untuknya. Peraturan ini mesti dibuat secara rinci untuk menghindari konflik di kemudian hari, termasuk soal jumlah upah, jam kerja, dan tanggal pembayaran.

2. Hak dan kewajiban karyawan

Karyawan punya hak untuk menerima upah sesuai perjanjian dan hal-hal lain seperti jaminan sosial ataupun kesehatan, terutama bagi karyawan tetap. Hal tersebut idealnya setelah karyawan menyelesaikan kewajibannya berupa penyelesaian pekerjaan dalam waktu yang telah ditentukan oleh perusahaan.

3. Syarat-syarat dalam bekerja

Perusahaan Anda tentu harus menerapkan syarat tertentu bagi mereka yang dapat bekerja di tempatnya. Misalnya, jika perusahaan tersebut bergerak di bidang desain, maka lulusan desain komunikasi visual adalah lebih diutamakan. Contoh lain, jika perusahaan memerlukan sekretaris, maka lulusan jurusan kesekretariatan lebih diutamakan dibanding lulusan lainnya.

Selain berdasarkan keahlian, perusahaan juga dapat menentukan syarat berdasarkan pengalaman. Sebagai contoh, perusahaan yang bergerak di bidang IT mengutamakan mereka yang telah punya pengalaman minimal dua tahun di wilayah tersebut daripada lulusan baru (fresh graduate). Syarat lain juga bisa diterapkan, tergantung kebutuhan masing-masing perusahaan misalnya berpenampilan menarik atau punya kendaraan sendiri.

4. Tata tertib

Tata tertib ini wajib ada di dalam peraturan perusahaan untuk menjaga kesetaraan dan menghindari diskriminasi di dalam lingkungan kerja. Contoh tata tertib perusahaan misalnya mengharuskan seluruh karyawan untuk masuk pukul 8 pagi dan yang terlambat, siapapun itu, mendapat hukuman dari mulai teguran hingga pemotongan gaji.

Tata tertib lain juga bisa diterapkan untuk kenyamanan konsumen. Sebagai contoh, bagi karyawan yang mempunyai tugas di bagian servis pelanggan, maka ia wajib untuk bersikap ramah dan menebar senyum. Selain itu, jika karyawan tersebut mengantuk, maka harus diusahakan agar tidak terlihat di depan konsumen.

5. Jangka waktu berlaku

Setiap peraturan ini mesti dicantumkan di dalamnya jangka waktu berlakunya. Jangka waktu ini sekaligus menunjukkan status dari karyawannya apakah per kontrak atau tetap. Jika status karyawannya adalah kontrak, maka perusahaan bisa mempertimbangkan untuk melakukan perpanjangan atau tidak saat kontraknya sudah habis.

Peraturan perusahaan ini meski dibuat oleh masing-masing perusahaan, tetapi juga tetap harus memperhatikan ketentuan hukum yang berlaku. Misalnya, setiap perusahaan yang memiliki anak cabang hanya diperbolehkan membuat satu saja peraturan perusahaan dan hal itu diatur di dalam Permenaker no. 28 tahun 2014.

Lalu, adakah tahapan dalam membuat aturan perusahaan? Tahapan pembuatan peraturan perusahaan untuk karyawan ini sudah ditulis secara rinci di dalam Undang-Undang no. 13 tahun 13. Berikut ini adalah ringkasan dari tahapan tersebut:

6. Pembuatan draft

Draf ini bisa dirancang terlebih dahulu oleh pihak perusahaan yang secara umum memuat hak dan kewajiban pengusaha dan karyawan, tata tertib, syarat bekerja, serta jangka waktu peraturan tersebut berlaku. Draf ini masih terbuka terhadap berbagai usulan dan pihak perusahaan sebaiknya fleksibel dalam menyusun draf tersebut sebelum kemudian disahkan.

7. Meminta saran perwakilan karyawan

Jika peraturan ingin lebih optimal dalam diterapkan, maka alangkah baiknya jika perusahaan melibatkan juga perwakilan karyawan untuk memberikan usulan. Proses meminta saran ini juga diatur di dalam undang-undang yaitu dibatasi hanya selama 14 hari. Jika wakil karyawan tidak memberikan tanggapan lewat dari masa itu, maka perusahaan berhak mengajukan pengesahan pada Menteri Ketenagakerjaan.

8. Pengesahan

Setelah semua tahapan di atas dilewati, maka perusahaan harus meminta pengesahan dari Menteri Ketenagakerjaan terlebih dahulu sebelum peraturan tersebut dapat diberlakukan. Proses tersebut biasanya berlangsung sekitar 30 hari sejak kelengkapan berkas syarat pembuatan peraturan perusahaan diterima. Berkas tersebut antara lain berisi permohonan tertulis, profil perusahaan, naskah peraturan perusahaan, dan surat keterangan permintaan saran serta pendapat dari wakil pekerja atau serikat buruh.

Contoh Peraturan Perusahaan

Contoh peraturan perusahaan sudah banyak dan mudah Anda dapatkan di berbagai sumber di Internet, berikut beberapa contoh umum terkait peraturan perusahaan yang dapat Anda jadikan referensi:

  1. Setiap karyawan harus rapi dan sopan dengan ketentuan:
  • Pakaian kerja pria, kemeja lengan panjang disesuaikan dengan celana panjang
  • Tidak diperbolehkan menggunakan celana jeans dan baju kaos
  • Pakaian kerja wanita, kemeja lengan panjang disesuaikan dengan celana panjang atau rok
  1. Setiap karyawan diwajibkan hadir paling lambat 15 menit pada jam operasional
  1. Untuk karyawan yang terlambat, sesuai dengan peraturan diatas tanpa keterangan sebelumnya, maka akan dianggap tidak hadir.
  1. Setiap karyawan wajib mengikuti jam kerja yang telah ditetapkan oleh perusahaan, yakni dimulai jam 8 hingga jam 5 sore.

Masa Berlaku Peraturan Perusahaan

Berdasarkan Pasal 11 ayat 3 UU No.13 Tahun 2003 Tentang Ketenagakerjaan, disebutkan bahwa peraturan perusahaan memiliki batas atau masa berlaku paling lama 2 (dua) tahun dan wajib diperbaharui setelah masa berlaku tersebut habis.

Pembaharuan atau perubahan peraturan perusahaan harus disepakati oleh para pekerja/buruh dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Bolehkah Kantor Cabang Membuat Peraturan Perusahaan Sendiri?

Peraturan perusahaan atau PP akan berlaku untuk setiap cabang perusahaan, namun demikian kantor cabang/unit dapat membuat PP turunan yang berlaku di masing-masing cabang/unit.

PP turunan dapat membuat ketentuan khusus yang dapat disesuaikan dengan kondisi masing-masing cabang perusahaan. Dengan demikian, PP yang dibuat oleh kantor cabang harus didasarkan pada kewenangan yang diberikan oleh direktur perusahaan kepada kepala cabang.

Konsultasikan Permasalahan Bisnis Dengan Justika

Saat ini Anda dapat berkonsultasi dengan Mitra Advokat terkait permasalahan bisnis, dimana saja. Dengan menggunakan Layanan Bisnis Justika, Anda dapat berkonsultasi tanpa harus mendatangi Kantor Advokat.

Kenapa Justika? Justika merupakan platform konsultasi hukum terbaik dan terpercaya yang ada di Indonesia, dengan Mitra Advokat yang tergabung memiliki pengalaman lebih dari 5 (Lima) tahun. Khususnya dalam bidang bisnis, maka permasalahan Anda dapat dibantu dan diselesaikan secara profesional.

Seluruh informasi hukum yang ada di artikel ini disiapkan semata-mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum. Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan konsultan hukum berpengalaman.