Mengenali apa itu vendor dan cara kerjanya, memang penting terlebih lagi penyedia barang memegang peranan penting dalam sebuah perusahaan. Bagi pembaca yang sudah mengenal atau menjalani dunia bisnis, mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah tersebut.

Perlu diketahui bahwa vendor, merupakan pihak yang menyiapkan atau menyediakan bahan, dan nantinya akan diolah menjadi produk atau jasa oleh perusahaan atau pihak lain. Keberadaan pemasok tentu berperan penting, karena membantu kegiatan operasi perusahaan.

Sehingga secara tidak langsung membantu pebisnis meraih keuntungan, bagi Anda yang baru memulai bisnis, penting untuk mengetahui apa itu vendor. Dalam menjual produk atau jasa, Anda tidak bisa melakukannya sendiri, terutama dalam menjalankan usaha berskala besar.

Vendor bisa membantu Anda untuk memenuhi segala persediaan, namun memilih pemasok tidak semudah dibayangkan. Pebisnis perlu memilih penyedia bahan, yang mampu memberikan bahan berkualitas, serta mampu memenuhi kebutuhan pasar sesuai standar perusahaan.

Apa Itu Vendor

Vendor adalah istilah sering digunakan untuk menyebut pihak yang bekerja sama dengan perusahaan, dalam menyediakan persediaan atau bahan dukungan dan nantinya akan melalui proses pengolahan, hingga akhirnya menjadi produk akhir dan akan dijual secara luas.

Penyedia barang bisa berupa perusahaan atau perseorangan, biasanya disesuaikan kembali dengan skala usaha yang membutuhkan. Jika perusahaan berskala besar membutuhkan persediaan dalam jumlah banyak, tentu usaha tersebut juga membutuhkan pemasok dengan skala besar.

Vendor dalam bentuk perseorangan akan kewalahan, dan nantinya juga akan berdampak pada kualitas produk perusahaan Anda. Kini Anda sudah mengenal sedikit demi sedikit apa itu vendor, namun kami akan mengungkap lebih jelas lagi bagaimana cara kerja pihak penyedia bahan itu.

Dapat dikatakan vendor adalah pemasok atau penjual, karena mereka juga memperjualbelikan produk kepada penyedia usaha. Tujuan utama dari pemasok adalah, menunjang juga meningkatkan performa perusahaan dengan memenuhi kebutuhan dan permintaan pasar.

Mereka kerap kali tidak hanya menyediakan bahan baku atau bahan mentah saja, namun penjual ini juga menyediakan barang pendukung atau komponen lainnya, untuk memenuhi kebutuhan pasar melakui perusahaan yang bekerjasama.

Bagaimana Cara Kerja Vendor

Mengetahui apa itu vendor, akan membuat Anda bertanya-tanya bagaimana cara kerja dengan pihak bekerjasama dengannya. Sebagai pemasok, tentu saja salah satu tugas dari seorang pemasok adalah memenuhi kebutuhan perusahaan, berdasarkan kontrak telah dibuat.

Perlu diketahui bahwa organisasi ini bertindak dalam bentuk penjualan B2B atau Business to Business, artinya pemasok menyediakan bagian dari produk ke suatu perusahaan, untuk diolah menjadi produk akhir sehingga memenuhi permintaan pasar.

Dalam memilih vendor, pembaca akan tau bahwa pemasok menawarkan tiga jenis hal kepada kliennya, seperti efisiensi waktu, produk berkualitas, atau harga kompetitif. Tentu ketiga hal tersebut diinginkan oleh setiap perusahaan, karena akan berpengaruh positif pada produksinya.

Namun setelah Anda mengetahui apa itu vendor, maka pembaca akan menyadari bahwa tidak semua pemasok menyediakan tiga keunggulan tersebut. Pasti ada saja pemasok dengan keunggulan yang tidak dimiliki pemasok lain, begitu juga sebaliknya.

Dalam memilih pemasok, biasanya perusahaan akan mengumumkan kebutuhan diperlukan. Kemudian mengadakan proses tender dalam menentukan pemasok, selanjutnya mengadakan wawancara dalam menentukan pemasok yang sesuai, lalu bernegosiasi mengenai harga.

Sebenarnya bisa saja perusahaan mendapatkan ketiga keunggulan tersebut, namun pasti melalui tahapan tidak mudah dan memakan waktu lebih lama. Belum lagi bernegosiasi mengenai harga, jika ternyata harga ditawarkan vendor tidak sesuai, maka akan menjadi masalah bagi Anda.

Fungsi Vendor

Tidak hanya penting untuk mengetahui apa itu vendor, namun pembaca juga perlu mengenai fungsi utama dari pemasok ini, yaitu memastikan ketersediaan barang atau jasa selalu terpenuhi. Jika fungsi ini tidak bisa dijalankan dengan baik, tentu akan berdampak negatif pada perusahaan.

Dan vendor akan dinilai tidak profesional, karena tidak bisa memenuhi kesepakatan telah dibuat bersama di awal perjanjian. Perusahaan memang membutuhkan pemasok, apabila mereka tidak bisa menyediakan bahan baku atau komponen lainnya untuk diolah menjadi produk akhir.

Maka dari itu peran pemasok sangat penting, jika Anda tidak bisa menemukan pemasok profesional dan terpercaya, sama saja pebisnis menghancurkan kualitas produk itu sendiri. Pada awal perusahaan berdiri, penting untuk mencari penyedia bahan baku terlebih dahulu.

Jika harga dan kualitas sesuai, maka Anda bisa menggunakan jasa mereka demi mendukung kegiatan produksi perusahaan. Selain itu pemasok juga berfungsi dalam mengontrol kualitas bahan yang diberikan, penting untuk mengetahui apa itu vendor dan spesifikasinya.

Karena jika Anda tidak bisa memilih pemasok yang sesuai, maka akan langsung terlihat bagaimana kualitas produk jadi Anda yang berubah dari waktu ke waktu. Jika hal ini berpengaruh bagi klien atau konsumen, maka akan timbul masalah-masalah baru lebih rumit.

Tugas dan Tanggung Jawab Vendor

Seorang pemasok hanya memiliki satu tugas penting, yaitu memastikan agar kebutuhan barang atau jasa selalu terpenuhi sesuai dengan kesepakatan bersama perusahaan. Jika tugas itu tidak bisa dilakukan dengan baik, maka pemutusan kerjasama bisa saja terjadi.

Tugas seorang pemasok memang terdengar simpel, namun akan terasa sulit karena di samping itu Anda juga perlu menjaga kualitas dari bahan baku. Jangan hanya mengetahui apa itu vendor, namun pahami dengan baik apa tugas diembannya bagi perusahaan.

Pemasok tentu memiliki tanggung jawab, yaitu memenuhi permintaan perusahaan yang bekerja sama dengannya. Di awal perjanjian tentu saja kedua pihak sudah mengetahui, bagaimana cara kerja yang diinginkan dan keputusan yang sudah disetujui bersama.

Sehingga saat kegiatan ini berjalan, pemasok bisa mengikutinya dengan baik. Komunikasi dalam hubungan vendor-perusahaan memang penting, karena jumlah bahan dibutuhkan oleh perusahaan biasanya berubah-ubah, sehingga perlu dikomunikasikan dengan baik.

Jika Anda bertanya apa itu vendor dan tanggung jawab lainnya, pemasok juga perlu mengirim bahan tepat waktu. Keterlambatan sedikit saja akan berpengaruh pada kegiatan produksi, dan tentu saja bisa merugikan perusahaan bekerjasama.

Selain itu pemasok juga perlu menyiapkan bahan baku dengan harga kompetitif, untuk menjamin bahwa produk yang dipilih perusahaan berasal dari pemasok yang tepat.

Perbedaan Vendor dengan Supplier

Setelah mengetahui apa itu vendor, mungkin Anda masih bingung dengan profesi supplier kedengarannya memiliki tugas dan tanggung jawab serupa. Perlu diketahui bahwa supplier adalah perorangan atau lembaga.

Yang mana menyediakan barang atau jasa untuk diolah atau didistribusikan. Barang berasal dari supplier, nantinya akan diberikan kepada konsumen atau bisa juga melalui distributor atau vendor. Sehingga barang didapat dari pemasok, seringkali berasal dari supplier.

Perbedaan lainnya dengan apa itu vendor dan supplier terletak pada hubungan bisnis, pemasok langsung terhubung dengan user atau konsumen. Sedangkan supplier terhubung dari satu bisnis ke bisnis lainnya, sehingga hubungan bisnis suppler dengan klien lebih besar.

Kemudian perbedaan selanjutnya terletak pada jumlah produk yang disediakan, pemasok memiliki jumlah produk dalam jumlah kecil dari waktu ke waktu. Sedangkan supplier memasok barang dalam jumlah besar, karena skala hubungan bisnisnya lebih luas.

Selain itu pemasok juga memiliki risiko bisnis lebih kecil, karena jumlah persediaan relatif kecil dan membuat tingkat kerugian yang terjadi dapat diminimalkan. Sedangkan supplier memiliki tingkat risiko lebih tinggi, karena memproduksi lebih banyak namun keuntungan didapat lebih besar.

Tips Memilih Vendor Bisnis yang Tepat

Sebagai perusahaan yang sedang mencari pemasok suatu produk, kami memiliki tips yang dapat diikuti agar Anda tidak salah dalam memilih pemasok. Melihat kualitas dan pengalaman dimiliki oleh suatu penyedia bahan baku, merupakan salah satu hal penting untuk diperhatikan.

Ketentuan Bisnis

Dalam memulai kerjasama bersama vendor, tentu akan ada ketentuan bisnis yang mengikat satu sama lain. Pastikan terlebih dahulu, apakah ketentuan bisnis memuat ketentuan pembayaran sesuai dengan arus kas dan stabilitas keuangan perusahaan atau tidak.

Harga

Kenali apa itu vendor dan kisaran harga yang harus dikeluarkan perusahaan, jika menggunakan jasa mereka dalam menyediakan bahan baku atau komponen lain. Pastikan bahwa Anda memilih pemasok yang menawarkan harga, sesuai dengan kualitas diberikan.

Jika produk ditawarkan sesuai dengan standar perusahaan, dengan harga terlampau tinggi, tentu perusahaan perlu mencari pemasok lain yang menawarkan harga lebih terjangkau.

Jam Terbang

Selain itu jam terbang suatu pemasok perlu diperhatikan, apabila mereka sudah berpengalaman dan memang cukup lama mendirikan usaha ini, maka hal ini bisa menjadi faktor penentu bagi Anda, dan nantinya akan membuktikan bagaimana kualitas kerjasama mereka.

Testimoni

Dalam memilih pemasok, kenali juga apa itu vendor dan cara memilihnya melalui testimoni yang diberikan oleh pelanggan sebelumnya. Jika testimoni yang diberikan bernilai positif, maka Anda bisa lebih yakin dalam memilihnya.

Bagaimana Cara Kerja Perusahaan yang Menggunakan Vendor

Suatu perusahaan tentu sudah sering menggunakan jasa vendor, terutama perusahaan skala besar yang juga membutuhkan bahan persediaan dalam jumlah banyak pada suatu waktu.

Menggunakan Sistem CRM

Apa itu vendor dan bagaimana cara kerja antara perusahaan dengan penyedia bahan, pebisnis akan menggunakan sistem CRM atau Computer Relationship Management, sistem komputer tersebut berfungsi menampung berbagai detail mengenai pemasok.

Mulai dari katalog hingga harga disepakati, sistem komputer ini dapat mengelola sejumlah inventaris yang perusahaan miliki dan terhubung dengan proses akuntansi perusahaan.

Perusahaan Mengirim Permintaan Barang atau Bahan

Tahap selanjutnya perusahaan akan mengirim permintaan barang atau jasa kepada penyedia bahan, permintaan ini dilakukan melalui akses internet atau jaringan tertentu, sehingga prosesnya lebih mudah dan praktis.

Vendor Menerima Permintaan

Tentu Anda sudah mengerti apa itu vendor, dimana pemasok bertugas menerima permintaan dari perusahaan dan memprosesnya. Jika permintaan sudah diterima, maka penyedia bahan akan mengecek ketersediaan bahan, lalu memproses barang untuk dikirim.

Pengiriman Barang

Nantinya pemasok akan mengirim barang untuk diajukan ke gudang perusahaan, lalu staf gudang akan memeriksa kualitas dan jumlah barang, jika ada kekurangan akan dicatat, setelah itu barang bisa masuk ke dalam gudang dan dicatat sebagai persediaan.

Cara Melakukan Evaluasi Vendor

Saat bekerjasama dengan suatu pihak, perusahaan tentu perlu melakukan evaluasi sekali waktu, agar mengetahui peningkatan atau penurunan kualitas pada pihak yang bekerjasama. Dengan melakukan evaluasi, masing-masing pihak juga bisa mengatasi kesalahan yang dilakukan.

Membuat Form

Dalam membuat form Anda perlu membuat kriteria seleksi, kategori apa saja yang bisa menjadi bahan penilaian. Setelah form sudah dibuat dan diisi dengan berbagai aspek bersangkutan, maka Anda bisa menggolongkan data yang didapat berdasarkan kategori.

Apakah hasil data tersebut berada pada kategori teratas, tengah atau paling bawah. Anda bisa membuat penilaian sendiri, bagaimana cara menilai pemasok atau mengikuti dari contoh evaluasi pada perusahaan lain.

Menemukan Tujuan Evaluasi

Evaluasi termasuk ke dalam menjalankan fungsi apa itu vendor, jika Anda mempertahankan pemasok yang kinerjanya sudah tidak sesuai dengan standar perusahaan, maka apa keuntungan yang bisa didapat oleh Anda.

Setelah membuat form, maka pebisnis harus tau, apakah tujuan evaluasi sudah didapatkan atau belum. Bagi Anda yang belum terjun ke dunia bisnis, mungkin tidak mengetahui tujuan dari pelaksanaan penilaian pemasok, padahal kegiatan ini terbilang penting bagi kedua pihak.

Tujuan dari kegiatan ini adalah menemukan hal yang bermasalah, sehingga dapat mencari solusi terbaik. Jika terdapat masalah dalam penyediaan barang, pebisnis perlu menemukan tindakan korektif.

Sehingga kedepannya tidak ada lagi masalah yang mengganggu, selain itu evaluasi juga bertujuan agar menghasilkan pengukuran secara kuantitatif dan objektif terhadap kinerja vendor.

Tanpa adanya penilaian ini, pihak perusahaan akan sulit menilai secara objektif, karena tidak menemukan kekurangan dalam kinerjanya. Selain itu dengan melakukan evaluasi, maka penilaian bisa menjadi seimbang, terhadap kinerja pemasok pada seluruh kategori kebutuhan pembeli.

Jenis Jenis Vendor

Taukah Anda bahwa vendor tidak hanya terdiri dari satu jenis saja, melainkan terdapat dua jenis vendor yang dibedakan berdasarkan produk yang disediakan, yaitu barang dan jasa.

Vendor Penyedia Barang

Setelah mengetahui pengertian dari apa itu vendor, Anda juga perlu mengenal salah satu jenis dari pemasok ini yaitu penyedia barang. Tentu saja pemasok ini menyediakan berbagai barang, bisa dalam bentuk bahan mentah atau baku, yang tentu saja dibutuhkan oleh perusahaan.

Seperti halnya jika perusahaan menghasilkan produk yang berbahan besi, tentu saja mereka perlu mencari vendor yang menghasilkan material besi untuk menjalankan kegiatan produksinya. Akan memakan waktu lebih lama, apabila perusahaan harus menghasilkan material besi.

Vendor Penyedia Jasa

Selain menghasilkan barang, pemasok juga bisa menawarkan jasa yang seringkali perusahaan membutuhkannya. Perlu diketahui bahwa apa itu vendor, juga merupakan lembaga atau perorangan yang menawarkan jasa atau keahlian kepada perusahaan.

Seperti perusahaan yang bergerak di bidang pariwisata, maka Anda membutuhkan seseorang atau lembaga yang memiliki keahlian di bidang serupa, seperti pemandu wisata.

Perusahaan Seperti Apa yang Membutuhkan Vendor

Mungkin Anda akan bertanya-tanya, kriteria perusahaan seperti apa yang membutuhkan jasa vendor. Apakah ada kriteria khusus, atau semua perusahaan bisa menggunakan jasa pemasok. Tidak ada kriteria khusus, yang mengacu pada perusahaan yang membutuhkan vendor.

Setelah mengetahui apa itu vendor, kita dapat menyadari bahwa setiap perusahaan bisa saja membutuhkan jasa atau produk dari vendor. Memang pada umumnya perusahaan besarlah, yang menggunakan jasa vendor karena kebutuhan persediaan bahan baku cukup tinggi.

Namun tidak sedikit perusahaan skala menengah yang berdiri di Indonesia, juga membutuhkan vendor untuk mempercepat kegiatan produksinya. Tidak ada skala tertentu, yang menjadikan suatu perusahaan wajib memiliki vendor atau tidak.

Satu hal yang pasti perusahaan dengan kegiatan produksi tinggi, pasti membutuhkan pemasok untuk memenuhi permintaan pasar, karena jika tidak perusahaan akan kewalahan sendiri. Setelah mengenal apa itu vendor, kini Anda bisa menentukan pemasok dengan baik.

Contoh Surat Perjanjian Kerjasama Vendor

Dalam membuat surat perjanjian bersama vendor, ada format tersendiri yang bisa Anda jadikan sebagai contoh. Dengan begitu pembuatan surat perjanjian ini akan lebih mudah, Anda memang membutuhkan lebih banyak informasi, tidak hanya mengenal apa itu vendor tapi juga contohnya.

Surat perjanjian kerjasama dengan vendor biasa disebut sebagai MoU (Memorandum of Understanding), pada bagian pembuka tertulis identitas antara pihak pertama dan kedua. Lalu di bagian isi, akan tertuang perjanjian kerjasama dengan berbagai ketentuan.

Untuk di bagian penutup, akan tertera kedua nama pihak yang terkait beserta tanda tangan di atas materai dan juga tempat serta tanggal perjanjian tersebut dibuat.

Dalam menjalankan suatu usaha, kita memang membutuhkan beberapa pihak yang bisa diajak untuk bekerjasama. Seperti peran vendor, yang bisa membantu jalannya kegiatan produksi, agar lebih efektif dalam menghemat waktu dan biaya, maka dari itu penting mengenal apa itu vendor.

Baca juga: Tips Melakukan Ekspansi Bisnis, dan Manfaatnya