Surat Permohonan: Contoh Beserta Syarat Pembuatannya

Peninjau

Memiliki kepentingan yang harus melibatkan pihak lain, terlebih jika harus melibatkan lembaga resmi atau instansi, memungkinkan Anda harus membuat surat permohonan agar permintaan Anda bersifat formal dan resmi.

Surat permohonan memang tidak asing dan familiar di dalam masyarakat Indonesia, namun surat permohonan memiliki karakterisitik dan jenis jenis yang berbeda sehingga dalam pembuatannya harus berdasarkan format surat yang baik dan benar.

Apa itu Surat Permohonan?

Surat permohonan adalah surat yang dibuat oleh perorangan, badan usaha maupun organisasi dalam hal memohon atas kepentingan kepada pihak lain. Seperti halnya ketika Anda membutuhkan bantuan, namun bersifat formal maka surat permohonan menjadi hal yang wajib diajukan.

Dalam pembuatan surat permohonan tujuan dari isi surat tersebut harus disampaikan secara formal, maka dari itu format dan penulisan surat permohonan tidak dapat sembarangan dan wajib mengikuti ketentuannya.

Format Surat Permohonan

Ketika Anda berkeinginan mengajukan sebuah permohonan kepada pihak terkait, terutama kepada instansi yang bersifat formal. Alangkah baiknya menggunakan surat permohonan agar tujuan dan permintaan Anda tergolong resmi dan formal. Format surat permohonan harus ditulis sesuai dengan susunan yang lengkap, berikut ini format surat permohonan yang dapat Anda ketahui:

1. Kop atau kepala surat

Hal terpenting dalam format surat permohonan yaitu kepala surat, atau biasa disebut sebagai judul surat. Penempatan kepala surat berada paling atas dengan format rata tengah. Akan tetapi, ketika yang membuat surat permohonan bukan dari lembaga resmi, dapat diganti oleh judul surat. Isi dalam kop surat terdapat nama lembaga resmi atau instansi yang merupakan pengaju permohonan, disertai alamat dan logo lembaga atau instansi terkait.

2. Waktu Surat

Dalam surat permohonan keterangan waktu menunjukan, waktu penulisan atau pembuatan dari surat ini, atau dapat menentukan batas waktu respon dari surat permohonan. Tata letak dari waktu surat di posisi awal setelah kop surat, lebih tepatnya di bagian kanan. Namun, dapat juga dituliskan pada bagian akhir dari isi surat setelah salam penutup.

3. Nomor Surat

Dalam surat resmi akan disertakan nomor surat, yang berfungsi sebagai penanda dari urutan ditulisnya surat permohonan. Tata letak dari nomor surat ini tepat di bagian kiri bawah, sebelum atau tepat di atas lampiran.

4. Lampiran dan Perihal

Jika terdapat berkas-berkas penting yang akan diserahkan kepada pihak lain, Anda dapat menuliskan lampiran. Lampiran ini bersifat kondisional, tidak bersifat wajib jika memang dalam isi surat tidak ada berkas yang dilampirkan.

5. Salam Pembuka

Dalam penulisan surat yang baik dan benar, jenis surat formal atau non formal tentu harus memiliki salam pembuka. Seperti yang sudah Anda ketahui, salam pembuka dari surat berada di awal sebelum masuk ke dalam isi surat. Lebih tepatnya setelah penulisan perihal atau lampiran.

6. Identitas Pengirim

Identitas pengirim dari surat menjadi komponen penting dalam format surat permohonan, identitas pengirim akan memberikan kejelasan mengenai tujuan diterbitkannya surat ini. Untuk peletakan identitas pengirim dapat diletakkan di awal surat atau akhir surat tergantung dari jenis surat permohonannya.

7. Identitas Penerima

Sama halnya dengan identitas pengirim, sebuah surat permohonan harus mencantumkan identitas si penerima surat. Agar surat yang dibuat dapat ditujukan sesuai dengan tujuannya. Untuk tata letak identitas penerima dapat diletakan di awal surat atau akhir dari surat.

8. Isi Surat

Hal yang menjadi poin penting dari pembuatan surat permohonan, yaitu isi surat. Pada bagian ini pengirim surat dapat menuliskan hal yang dibutuhkan serta tujuan dari pembuatan surat ini secara rinci. Biasanya dalam penulisan isi surat terdiri dari satu atau dua paragraf, dan ditulis secara singka, padat dan jelas.

9. Salam Penutup

Sama hal seperti salam pembuka, setiap surat harus menyertakan salam penutup sebagai tanda pesan akhir dari pengirim untuk penerima surat. Letak dari salam penutup berada setelah isi surat, sebelum nama terang dan tanda tangan pengirim surat.

10. Nama Terang dan Tanda Tangan

Bagian akhir dari format surat permohonan yaitu nama terang sekaligus tanda tangan pengirim surat. Biasanya letak nama terang dan tanda tangan berada di bagian pojok bawah dari surat, dan tanda tangan harus menggunakan pena dengan tinta warna hitam.

Berikut format surat permohonan yang dapat Anda perhatikan, jika Anda masih bingung dapat mencari contoh surat permohonan terlebih dahulu sebelum membuat surat permohonan ini.

Syarat Syarat Penulisan Surat Permohonan

Surat permohonan memang memiliki format penulisan yang disesuaikan dengan ketentuan pada umumnya, terlebih ada beberapa syarat dalam penulisan surat permohonan ini. Supaya dalam penulisan surat permohonan tidak salah dan sesuai dengan format, maka sebaiknya Anda mengetahui beberapa syarat penulisan surat permohonan berikut.

1. Identitas

Sebagai syarat pertama dalam penulisan surat permohonan, mencantumkan identitas merupakan hal yang wajib dilakukan. Identitas dalam surat ini harus tercantum pemohon dan penerima, dan ditulis secara lengkap dan jelas sesuai dengan kartu identitas masing-masing.

2. Tata Letak

Surat permohonan merupakan salah satu surat resmi atau formil, sehingga dalam penyusunan tata letak penulisan harus benar-benar sesuai dengan format pada umumnya. Tata letak seperti kepala surat, salam pembuka dan identitas harus sesuai dengan format yang telah dijelaskan diatas.

3. Tujuan Surat

Tujuan surat menjadi unsur utama dalam pembuatan atau penulisan surat permohonan, mengingat surat permohonan memiliki tujuan yang berbeda-beda berdasarkan katergorinya.

Sehingga tujuan surat harus tertela secara jelas dan tegas dalam isi surat permohonan, agar penyampaian maksud dapat tersampaikan dengan baik kepada pihak lain.

Jenis Jenis Surat Permohonan

Surat permohonan pada umumnya memiliki fungsi atau kegunaan yang sama, namun untuk membedakan kepentingan dan tujuan terhadap pihak-pihak terkait, maka dibedakan ke dalam jenis jenis surat permohonan sebagai berikut:

1. Surat permohonan beasiswa

Jenis jenis surat permohonan yang pertama yaitu surat permintaan beasiswa. Surat ini bertujuan untuk meminta bantuan beasiswa dalam program pendidikan. Sesuai dengan namanya, surat ini akan ditulis oleh pelajar atau akademisi yang berkeinginan untuk melanjutkan program pendidikan, tanpa biaya sehingga mengajukan dana pendidikan.

Namun, pada umumnya format pembuatan surat permohonan beasiswa ini akan disesuaikan langsung oleh perusahaan atau instansi pemberi beasiswa kepada para pemohon. Sehingga para pemohon cukup mengisi sesuai dengan format yang telah disediakan.

2. Surat permohonan cuti

Surat permohonan izin cuti biasanya pihak pemohon yaitu karyawan sebuah perusahaan. Tujuan dari pembuatan surat permohonan izin cuti ini, ketika seorang karyawan dengan kondisi yang mendesak harus meminta cuti dari perusahaan tempatnya bekerja.

Surat permohonan cuti merupakan jenis jenis surat permohonan yang bersifat sementara atau berkepanjangan sesuai dengan waktu yang dituliskan oleh pemohon. Surat ini berlaku untuk setiap pihak yang memiliki keterlibatan atau keterikatan kerja dengan instansi resmi.

3. Surat permohonan kerjasama

Jenis jenis surat permohonan lain, yaitu surat perjanjian kerjasama. Untuk contoh surat permohonan kerjasama ini dapat Anda temukan di google, dan telah banyak yang membuatnya. Surat permohonan kerjasama biasanya ditulis oleh kedua belah pihak, yang sedang terlibat dalam perjanjian bisnis untuk memperkuat hubungan perusahaan.

Tujuan dari diterbitkannya surat ini antara lain, sebagai permintaan bantuan kepada pihak yang terlibat kerjasama untuk membantu dalam menyelesaikan masalah atau kendala perusahaan pemohon. Hal yang wajib Anda perhatikan dari pembuatan surat ini yaitu hasil yang akan dicapai oleh pemohon, agar pihak pemberi bantuan mendapatkan keuntungan juga.

Surat permintaan sponsor merupakan jenis jenis surat permohonan yang mungkin sering Anda temukan, tujuan dari pembuatan surat ini untuk meminta bantuan donasi dari sponsor. Permintaan atau pemohon dari surat ini merupakan seseorang atau organisasi yang sedang mengadakan acara resmi atau tidak resmi.

Isi dalam surat permohonan sponsor ini harus jelas tertulis, pihak yang dimohon untuk memberikan donasi dan tujuan pencarian sponsor untuk keberlangsungan acara. Serta pernyataan dari penanggung jawab acara terkait keberhasilan acara jika didorong oleh sponsor. Pastikan juga dalam isi surat tentang keuntungan yang akan didapat oleh pihak sponsor.

5. Surat permohonan izin acara

Jenis jenis surat permohonan terakhir yaitu surat izin sebuah acara. Pembuatan surat ini bertujuan untuk meminta izin kepada pihak terkait, untuk keberlangsungan sebuah acara agar dapat berjalan lancar tanpa ada kendala.

Pemohon daripada surat ini biasanya ditulis dan dibuat oleh penyelenggara acara, dan akan menyangkut berbagai kepentingan dalam acara, misalnya acara pentas seni, seminar, hiburan dan lain-lain.

Tujuan Membuat Surat Permohonan

Seperti penjelasan mengenai surat permohonan sebelumnya, tujuan dari pembuatan surat permohonan adalah untuk mengajukan permintaan atau permohonan kepada suatu pihak secara formil.

Tujuan lainnya dengan dibuatnya surat permohonan merupakan bukti tertulis atas permohonan yang diajukan kepada suatu pihak.

Contoh Surat Permohonan

Ada beberapa contoh dari surat permohonan yang bisa Anda jadikan patokan ketika ingin membuat surat permohonan.

Seluruh informasi hukum yang ada di artikel ini disiapkan semata-mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum. Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan konsultan hukum berpengalaman dengan klik tombol konsultasi di bawah.