Surat Penawaran: Pengertian, Fungsi dan Sifatnya

Peninjau

Noer Sida, S.H., M.Kn.

Surat penawaran merupakan salah satu dokumen yang erat kaitannya dengan aktivitas bisnis, dimana dokumen ini biasa digunakan untuk menawarkan produk dan jasa dari pihak produsen kepada konsumen.

Surat penawaran ini sangat memudahkan penjual untuk memperkenalkan produknya kepada calon customer, dan dalam isi surat penawaran tersebut akan tertera penjelasan mengenai produk beserta harganya. Oleh sebab itu, surat penawaran ini memiliki peranan penting dalam kelangsungan aktivitas bisnis sebuah perusahaan atau badan usaha, sehingga jika Anda sebagai pelaku usaha harus mengetahui cara membuat surat penawaran.

Apa Itu Surat Penawaran?

Surat penawaran adalah salah satu jenis surat yang dibuat untuk memuat informasi lengkap, terkait produk dan jasa dari sebuah perusahaan agar menarik minat pembaca atau calon customer terhadap produk yang sedang ditawarkan.

Pada umumnya pembuatan surat penawaran ini dibuat sebagai jawaban atau balasan, atas suatu permintaan penawaran dari calon pembeli produk tersebut. Namun, penjual juga dapat menggunakan surat penawaran ini sebagai sarana untuk mempromosikan produk-produknya kepada calon konsumen.

Tujuan Membuat Surat Penawaran

Dengan memahami pengertian dari surat penawaran diatas, maka sudah dapat disimpulkan bahwa tujuan dari adanya surat penawaran sebagai salah satu dokumen penting dalam kegiatan usaha, yaitu untuk menawarkan kerjasama dengan pihak lain.

Adapun tujuan lain dari surat penawaran tersebut, sebagai berikut:

Untuk memasarkan produk atau jasa yang akan dijual kepada konsumen;
Untuk memberikan product knowledge kepada calon pembeli;
Sebagai sarana untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain; dan
Memperluas jangkauan bisnis sebuah perusahaan

Sifat Surat Penawaran

Dalam pembuatan dan penggunaan surat penawaran terdapat 3 sifat dasar yang harus diketahui dan diperhatikan oleh penjual atau pemilik usaha, dalam melakukan kerjasama dengan menggunakan surat penawaran, berikut penjelasan 3 sifat surat penawaran.

1. Bersifat Terikat

Surat penawaran memiliki sifat terikat dimana sebuah penawaran antara distributor dengan konsumen akan terikat, jika kemudian adanya perubahan jumlah produk dan perubahan harga produk.

2. Bersifat Tidak terikat

Surat penawaran juga memiliki sifat bebas atau tidak terikat, dimana ketika adanya perubahan harga pada sebuah produk, pihak distributor tidak harus memberitahukan kepada konsumen.

3. Berjangka Waktu

Terakhir sifat surat penawaran yaitu berjangka waktu, dimana penawaran akan terjadi dalam jangka waktu tertentu, dan penawaran ini biasanya terjadi dalam penawaran jasa.

Ciri Ciri Surat Penawaran

Hal yang perlu Anda ketahui dalam surat penawaran selanjutnya, yaitu ciri utama dari surat penawaran antara lain:

Ada informasi detail terkait produk dan spesifikasi.
Ada informasi mengenai rincian harganya.

Unsur-Unsur atau Struktur Surat Penawaran

Pada umumnya, struktur atau susunan dari surat penawaran dibagi menjadi tiga alinea. Namun, hal ini tidak selalu dan dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Alinea Pertama

Membahas terkait identitas produk, kualitas, harga yang ditawarkan serta keterangan lain yang dianggap perlu dan menunjang untuk dituliskan. Apabila surat penawaran ini diterbitkan sebagai balasan dari surat permintaan penawaran, maka pembuatannya harus dihubungkan sebagai balasan.

Alinea kedua

Pada alinea kedua akan lebih menjelaskan terkait cara pembayaran, cara penyerahan produk, cara packing produk serta membahas terkait potongan harga yang akan diberikan. Informasi pada alinea kedua dapat menyesuaikan dengan keterangan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan.

Alinea ketiga

Alinea terakhir biasanya digunakan untuk memuat harapan serta ucapan terima kasih kepada calon konsumen atau pembeli.

Contoh Surat Penawaran

Berikut terdapat format contoh surat penawaran yang dapat Anda jadikan referensi, dan dapat Anda gunakan secara gratis.

Saat ini Anda dapat membuat dokumen dengan Mitra Advokat terkait Template Perjanjian Bisnis, terutama perihal Perjanjian Penjualan (Pemasaran). Dengan menggunakan Layanan All Template Bisnis Justika, Anda dapat berkonsultasi tanpa harus mendatangi Kantor Advokat.

Kenapa Justika? Justika merupakan platform konsultasi hukum terbaik dan terpercaya yang ada di Indonesia, dengan Mitra Advokat yang tergabung memiliki pengalaman lebih dari 5 (Lima) tahun. Khususnya dalam bidang bisnis, maka permasalahan Anda dapat dibantu dan diselesaikan secara profesional.

Seluruh informasi hukum yang ada di artikel ini disiapkan semata-mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum. Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan konsultan hukum berpengalaman Justika.