Surat penawaran merupakan salah satu dokumen yang erat kaitannya dengan aktivitas bisnis, dimana dokumen ini biasa digunakan untuk menawarkan produk dan jasa dari pihak produsen kepada konsumen.

Surat penawaran ini sangat memudahkan penjual untuk memperkenalkan produknya kepada calon customer, dan dalam isi surat penawaran tersebut akan tertera penjelasan mengenai produk beserta harganya. Oleh sebab itu, surat penawaran ini memiliki peranan penting dalam kelangsungan aktivitas bisnis sebuah perusahaan atau badan usaha, sehingga jika Anda sebagai pelaku usaha harus mengetahui cara membuat surat penawaran.

Apa Itu Surat Penawaran?

Surat penawaran adalah salah satu jenis surat yang dibuat untuk memuat informasi lengkap, terkait produk dan jasa dari sebuah perusahaan agar menarik minat pembaca atau calon customer terhadap produk yang sedang ditawarkan.

Pada umumnya pembuatan surat penawaran ini dibuat sebagai jawaban atau balasan, atas suatu permintaan penawaran dari calon pembeli produk tersebut. Namun, penjual juga dapat menggunakan surat penawaran ini sebagai sarana untuk mempromosikan produk-produknya kepada calon konsumen.

Tujuan Membuat Surat Penawaran

Dengan memahami pengertian dari surat penawaran diatas, maka sudah dapat disimpulkan bahwa tujuan dari adanya surat penawaran sebagai salah satu dokumen penting dalam kegiatan usaha, yaitu untuk menawarkan kerjasama dengan pihak lain.

Adapun tujuan lain dari surat penawaran tersebut, sebagai berikut:

  • Untuk memasarkan produk atau jasa yang akan dijual kepada konsumen;
  • Untuk memberikan product knowledge kepada calon pembeli;
  • Sebagai sarana untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain; dan
  • Memperluas jangkauan bisnis sebuah perusahaan

Sifat Surat Penawaran

Dalam pembuatan dan penggunaan surat penawaran terdapat 3 sifat dasar yang harus diketahui dan diperhatikan oleh penjual atau pemilik usaha, dalam melakukan kerjasama dengan menggunakan surat penawaran, berikut penjelasan 3 sifat surat penawaran.

1. Bersifat Terikat

Surat penawaran memiliki sifat terikat dimana sebuah penawaran antara distributor dengan konsumen akan terikat, jika kemudian adanya perubahan jumlah produk dan perubahan harga produk.

2. Bersifat Tidak terikat

Surat penawaran juga memiliki sifat bebas atau tidak terikat, dimana ketika adanya perubahan harga pada sebuah produk, pihak distributor tidak harus memberitahukan kepada konsumen.

3. Berjangka Waktu

Terakhir sifat surat penawaran yaitu berjangka waktu, dimana penawaran akan terjadi dalam jangka waktu tertentu, dan penawaran ini biasanya terjadi dalam penawaran jasa.

Ciri Ciri Surat Penawaran

Hal yang perlu Anda ketahui dalam surat penawaran selanjutnya yaitu ciri ciri dari surat tersebut, terdapat 3 ciri utama dalam surat penawaran antara lain:

  1. Dalam surat penawaran terdapat informasi penting terkait produk dan rincian harganya;
  2. Pembuatan surat penawaran barang akan dibuat semenarik dan serapi mungkin, agar calon pembeli lebih mudah memahaminya
  3. Surat penawaran tetap dibuat dalam bentuk formal dengan mencantumkan kop surat dan alamat perusahaan.

Unsur Unsur Surat Penawaran

Sebelum membuat surat penawaran untuk perusahaan atau badan usaha, Anda harus benar-benar mengetahui unsur-unsur yang harus ada dalam format surat penawaran seperti berikut.

  1. Kop surat perusahaan lengkap dengan identitas perusahaan seperti, alamat nomor telepon, alamat email dan sebagainya;
  2. Tempat dan Tanggal ketika surat diterbitkan;
  3. Nomor serta urutan surat keluar dari perusahaan yang menerbitkan;
  4. Lampiran; biasanya lampiran berisi terkait detail barang atau jasa dan harganya;
  5. Perihal, isi dari surat
  6. Tujuan untuk perusahaan yang dituju;
  7. Salam pembuka dengan bahasa formal;
  8. Isi surat lengkap dan jelas;
  9. Salam penutup;
  10. Nama dan tanda tangan dari pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk; dan
  11. Stempel.

Struktur Surat Penawaran

Pada umumnya, struktur atau susunan dari surat penawaran dibagi menjadi tiga alinea. Namun, hal ini tidak selalu dan dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

  • Alinea Pertama

Membahas terkait identitas produk, kualitas, harga yang ditawarkan serta keterangan lain yang dianggap perlu dan menunjang untuk dituliskan. Apabila surat penawaran ini diterbitkan sebagai balasan dari surat permintaan penawaran, maka pembuatannya harus dihubungkan sebagai balasan.

  • Alinea kedua

Pada alinea kedua akan lebih menjelaskan terkait cara pembayaran, cara penyerahan produk, cara packing produk serta membahas terkait potongan harga yang akan diberikan. Informasi pada alinea kedua dapat menyesuaikan dengan keterangan yang dibutuhkan oleh setiap perusahaan.

  • Alinea ketiga

Alinea terakhir biasanya digunakan untuk memuat harapan serta ucapan terima kasih kepada calon konsumen atau pembeli.

Contoh Surat Penawaran

Berikut terdapat format contoh surat penawaran yang dapat Anda jadikan referensi, dan dapat Anda gunakan secara gratis.  

Contoh Surat Penawaran Harga  

    				KOP PERUSAHAAN

Tanggal, Bulan Tahun
Nomor :
Lampiran :
Hal : Surat Penawaran Harga

Yth.
XX
di XX

Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari XX (sumber dijelaskan), PT. XX saat ini sedang membutuhkan XX. Oleh karena itu kami menawarkan barang XXX tersebut, dengan spesifikasi XX (dijelaskan lebih detail kelebihannya), dengan harga senilai XX.

Demikian surat penawaran harga ini kami sampaikan. Terima kasih.

Dengan Hormat,

(JABATAN)
(NAMA LENGKAP)

Contoh Surat Penawaran Barang

                            KOP PERUSAHAAN

Tanggal, Bulan Tahun
Nomor :
Lampiran :
Hal : Surat Penawaran Barang

Yth.
XX
di XX

Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari XX, PT. XX saat ini sedang membutuhkan alat tulis dan perlengkapan lainnya. Oleh karena itu, kami menawarkan barang berikut:
XX
XX
XX
XX
XX
XX
Bersama surat ini kami lampirkan brosur lengkap guna menjadi pertimbangan lebih lanjut. Demikian surat penawaran barang ini kami sampaikan. Terima kasih.

Dengan Hormat,

(JABATAN)
(NAMA LENGKAP)

Contoh Surat Penawaran Kerjasama  

                            KOP PERUSAHAAN

Tanggal, Bulan Tahun
Nomor :
Lampiran :
Hal : Surat Penawaran Kerjasama

Yth.
XX
di XX

Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari XX (sumber dijelaskan), PT. XX sedang membutuhkan XX. Oleh karena itu, kami menawarkan kerjasama (jelaskan apa kelebihan jasa Anda dibandingkan yang lain).

Kami berharap dapat bekerja sama dengan PT XX sesegera mungkin. Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Terima kasih.

Dengan Hormat,

(JABATAN)
(NAMA LENGKAP)

Contoh Surat Penawaran Jasa

                            KOP PERUSAHAAN

Tanggal, Bulan Tahun
Nomor :
Lampiran :
Hal : Surat Penawaran Jasa

Yth.
XX
di XX

Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari XX (sumber dijelaskan), PT. XX saat ini sedang membutuhkan jasa XX. Oleh karena itu kami menawarkan jasa XX (jelaskan apa kelebihan jasa Anda dibandingkan yang lain), perusahaan kami telah berdiri sejak tahun XX, dan dipercaya menangani beberapa klien termasuk XX, XX. Kami memberikan jaminan XX apabila Bapak/Ibu menerima tawaran jasa kami.

Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Terima kasih.

Dengan Hormat,

(JABATAN)
(NAMA LENGKAP)

Contoh Surat Balasan Penawaran

                        KOP PERUSAHAAN

Tanggal, Bulan Tahun
Nomor :
Lampiran :
Hal : Balasan Surat Penawaran

Yth.
XX
di XX

Terima kasih kami atas surat penawaran barang yang Bapak/Ibu kirimkan pada tanggal XX dengan nomor surat XX. Surat penawaran tersebut telah kami terima. Setelah membaca surat dan brosur yang Bapak/Ibu lampirkan, kami tertarik dengan penawaran barang itu. Namun, kami memohon agar Bapak/Ibu mengirimkan daftar harga, tata cara pembayaran, dan syarat & kondisi yang lengkap.
Penawaran Bapak/Ibu akan kami pertimbangkan. Setelah diputuskan, maka kami akan segera menghubungi Bapak/Ibu kembali.

Dengan Hormat,

(JABATAN)
(NAMA LENGKAP)

Jangan Ragu Untuk Tanyakan Kepada Justika!

Anda dapat mengkonsultasikan perihal pembuatan surat penawaran tersebut dengan mitra advokat andal dan profesional Justika. Anda bisa memanfaatkan layanan hukum Justika lainnya, seperti Layanan Konsultasi Chat, Konsultasi via Telepon dan Konsultasi Tatap Muka.

Lawyer yang bergabung di Justika merupakan lawyer pilihan yang melalui proses rekrutmen yang cukup ketat dengan pengalaman paling sedikit, yaitu 5 tahun berkarir sebagai advokat.

Kini, Konsultasi Chat dengan advokat berpengalaman hanya mulai dari Rp. 30.000 saja. Dengan harga tersebut Anda sudah bisa mendapatkan solusi permasalahan hukum Anda dengan cara menceritakan permasalahan yang dihadapi melalui kolom chat. Nantinya sistem akan mencari advokat guna membantu menyelesaikan permasalahan Anda.

Untuk permasalahan yang membutuhkan solusi lebih lanjut, Anda bisa memanfaatkan layanan Konsultasi via Telepon mulai dari Rp. 350.000 selama 30 menit atau Rp. 560.000 selama 60 menit.

Sementara melalui Konsultasi Tatap Muka, dapat dilakukan ketika Anda benar-benar membutuhkan saran secara langsung dari advokat terpercaya untuk kasus yang lebih rumit. Hanya dengan Rp. 2.200.000 saja, Anda sudah bisa bertemu secara langsung selama 2 jam untuk bertanya lebih dalam hingga menunjukkan dokumen-dokumen yang relevan untuk membantu permasalahan Anda.


Seluruh informasi hukum yang ada di artikel ini disiapkan semata-mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum. Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan konsultan hukum berpengalaman dengan klik tombol konsultasi di bawah.