Contoh Surat Peringatan 1, 2 dan 3 diberikan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran ringan hingga berat. Seperti ketika karyawan terlambat datang ke kantor selama satu minggu berturut – turut dan belum ada perubahan pada minggu selanjutnya.

Aturan pemberian Surat Peringatan pada karyawan tercantum dalam Undang – Undang Ketenagakerjaan Tahun 2003 No. 13. Pasal 151 yang berbunyi serikat pekerja, pengusaha, karyawan, dan pemerintah harus berupaya agar tidak terjadi PHK.

Ketika pemutusan hubungan kerja tidak dapat dihindari maka perusahaan harus berunding terebih dahulu dengan pekerja atau serikat pekerja mengenai maksud tersebut. Bila perundingan tidak menemukan persetujuan maka perusahaan hanya dapat memutuskan PHK setelah ditetapkan oleh lembaga penyelesaian perselisihan hubungan industrial.

Pemutusan Hubungan Kerja atau PHK diberikan setelah perusahaan memberikan SP berturut – turut contoh Surat Peringatan 1, 2 dan 3. Namun pada kenyatannya ada juga perusahaan yang memberikan Surat Peringatan tidak berurutan.

Contohnya ketika ada karyawan yang melakukan pelanggaran, perusahaan kemudian memberikan SP 1. Dalam masa berlakunya surat tersebut, karyawan kembali melakukan pelanggaran, kemudian perusahaan langsung memberikan SP 3. Praktik seperti ini tidak menyalahi peraturan bila sudah diatur dalam perjanjian kerja dan sudah dikomunikasikan dengan karyawan pada saat kontrak kerja.

Ini juga dapat menjawab pertanyaan apakah perusahaan bisa mengeluarkan SP 3 langsung. SP 1 diberikan setelah ada teguran secara lisan, biasanya karena pelanggaran ringan atau pelanggaran kode etik atau pelanggaran interdisipliner. Pelanggaran yang diberikan SP 1 biasanya meliputi terlambat masuk kerja, berlaku tidak sopan, masuk tanpa ijin dll.

Format Surat Peringatan

Surat Peringatan bisa diberikan secara urut, karena ada perbedaan SP 1, SP 2 dan SP 3 atau tidak tergantung dari perjanjian kerja antara karyawan dengan perusahaan. Bila surat peringatan diberikan secara berurutan maka batas waktu berlakunya masing – masing surat adalah 6 bulan.

Format surat yang digunakan pada Surat Peringatan hampir sama dengan surat resmi pada umumnya, diantaranya adalah:

  1. Kop Surat yang berisikan nama perusahaan, alamat dan nomor telepon.
  2. Tanggal pembuatan surat serta nomor surat.
  3. Salam pembuka dan kata – kata pembuka.
  4. Identitas karyawan yang melakukan pelanggaran dan diberikan Surat Peringatan.
  5. Penjelasan isi surat meliputi alasan peringatan, himbuan dan sanksi yang diberikan bila karyawan terbukti masih melakukan pelanggaran.
  6. Penutup surat.

Contoh Format Surat Peringatan 1, 2 dan 3

Berdasarkan format surat di atas, berikut ini adalah contoh Surat Peringatan 1, 2 dan 3 yang bisa Anda berikan kepada karyawan.

1. Contoh Surat Peringatan 1

PT. Berkah Sentosa Mandiri Abadi
Jalan Teuku Cik Dik Tiro Nomor 319, Yogyakarta

Telp. (0276) 72540123

Nomor    : 004/SP-1/XII/2021
Lampiran: 1 (satu) berkas
Perihal    : Surat Peringatan

Kepada Yth.
Saudara Bagong Permana
Staff IT PT Berkah Sentosa Mandiri Abadi

di Tempat

Sehubung dengan pelanggaran tata tertib yang berlaku di PT Berkah Sentosa Mandiri Abadi, yaitu terlambat masuk kerja selama 7 (tujuh) hari berturut-turut. Sebagai karyawan, Anda harus mentaati peraturan perusahaan seperti pada kontrak kerja yang sudah disepakati.

Oleh karena itu, perusahaan memberikan surat peringatan pertama kepada Saudara sebagai peringatan serta arahan agar saudara mematuhi tata tertib perusahaan dan tidak melakukan kesalahan kembali yang dapat merugikan perusahaan.

Demikian surat ini dibuat.

Yogyakarta, 26 Desember 2021
PT Berkah Sentosa Mandiri Abadi

Arum
Manager HRD

2. Contoh Surat Peringatan 2

PT. Berkah Sentosa Mandiri Abadi
Jalan Teuku Cik Dik Tiro Nomor 319, Yogyakarta

Telp. (0276) 72540123

SURAT PERINGATAN KEDUA (SP-2)
Nomor: 006/SP-2/XII/2021

Surat peringatan ini ditujukan kepada:
Nama    : Ajeng Rahayu
ID          : 1351842
Jabatan :  Staff Keuangan

Sehubungan surat ini, perusahaan memberikan surat peringatan kedua (SP-2) sebagai lanjutan (SP-1) yang sudah diberikan. Namun, Saudari tidak segera memberikan respon positif dan melakukan perbaikan atasnya..

Supaya Saudari Ajeng dapat memperbaiki sikap dan bekerja dengan profesional kembali, maka perusahaan menjatuhkan sanksi berdasarkan aturan yang berlaku dan disepakati, yakni :

  1. Pemotongan gaji sebesar Rp.500.000,00 (lima ratus ribu rupiah) selama 3 bulan.
  2. Tidak diperkenankan untuk menggunakan fasilitas perusahaan berupa kendaraan.

Apabila teguran SP 2 ini juga tidak ditanggapi dengan baik, maka dengan terpaksa perusahaan akan mengeluarkan SP-3 atau pemberhentian kerja secara sepihak.

Demikian Surat Peringatan 2 ini diterbitkan agar dilaksanakan sebagaimana mestinya. Diharapkan Saudari Ajeng dapat merubah sikap dan mampu menunjukkan sikap profesionalisme dalam bekerja.

Yogyakarta, 26 Desember 2021
PT Berkah Sentosa Mandiri Abadi

Arum
Manager HRD

3. Contoh Surat Peringatan 3

PT. Berkah Sentosa Mandiri Abadi
Jalan Teuku Cik Dik Tiro Nomor 319, Yogyakarta

Telp. (0276) 72540123

SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-3)
Nomor: 006/SP-2/XII/2021

Surat Peringatan Ke tiga (SP-3)/PHK ditujukan kepada:
Nama    : Joki Marpaung
ID          : 2514820
Jabatan :  Staff Marketing

Dengan ini perusahaan memberikan Surat Peringatan Ketiga (SP-3). Sekaligus sebagai Surat Pemutusan Hubungan Kerja. Kami mengeluarkan surat ini atas dasar ketidakdisiplinan yang telah dilakukan oleh Saudara Joki Marpaung selama bekerja.

Kami memohon maaf, keputusan ini dibuat agar kegiatan perusahaan bisa berjalan dengan baik dan optimal. Sehingga kami terpaksa menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudara. Sehubungan dengan ini pula, honor Saudara Joki Marpaung diberikan pada akhir bulan tanggal 31 Desember 2021.

Demikianlah Surat ini diberikan dengan tujuan sebagai bahan perhatian dan intropeksi diri.

Yogyakarta, 26 Desember 2021
PT Berkah Sentosa Mandiri Abadi

Arum
Manager HRD

Sebagai pengusaha yang memberi kerja, sudah selayaknya memperbaiki karyawan yang melakukan pelanggaran dengan tegas. Namun demikian Surat Peringatan harus diberikan sesuai prosedur pemberian surat peringatan. Sebab ada langkah hukum jika perusahaan mengeluarkan SP tidak sesuai aturan.
Fungsi surat peringatan yang paling utama bagi perusahaan adalah agar karyawan bisa kembali produktif dan tidak mengganggu rekan kerja. Salah satunya dengan memberikan contoh Surat Peringatan 1, 2 dan 3.


Seluruh informasi hukum yang ada di artikel ini disiapkan semata-mata untuk tujuan pendidikan dan bersifat umum. Untuk mendapatkan nasihat hukum spesifik terhadap kasus Anda, konsultasikan langsung dengan konsultan hukum berpengalaman dengan klik tombol konsultasi di bawah.